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A Todd Pacific Shipyards Corp. executa serviços de reparo e manutenção em embarcações comerciais e do governo federal dos EUA, e está envolvida também com várias atividades comerciais que ser referem à navegação em alto mar no lado noroeste do Oceano Pacífico. Entre seus clientes podemos citar a Marinha de Guerra dos EUA, a Guarda Costeira dos EUA, o sistema de Balsa do Estado de Washington, o Tacoma Narrows (Bridge) Consortium, e outros órgãos governamentais. E também lida com de navios de cruzeiros, navios cargueiros operando sob a bandeira americana, barcos de pesca, navios tanques, rebocadores e saveiros. A Todd administra um estaleiro em Seattle desde 1916 e atualmente a empresa possui mais de 750 funcionários.
O Desafio
A Todd Pacific Shipyards possuía um sistema QL/Visual Basic® desenvolvido pela própria empresa, cujo foco principal eram os processos de compras, estoque e geração de relatórios de projeto, com um pequeno sistema adicional de contas a pagar. O sistema foi criado para uma plataforma que não é mais suportada e que não fornecia todas as funcionalidades que a Todd necessitava. A empresa estava usando um sistema de geração de relatórios financeiros separado, que exigia a manutenção de dois conjuntos de livros de registros – operacional e financeiro. A Todd precisava de um sistema totalmente integrado que fornecesse: - Uma sólida funcionalidade de geração de relatórios de projeto que incluísse a capacidade de rastrear os detalhes mais recentes dos contratos duradouros com órgãos governamentais.
- Os recursos de geração de relatório para o governo, incluindo relatórios necessários para o gerenciamento do valor recebido, uma técnica de gerenciamento que incentivaos contratantes do Ministério de Defesa dos EUA a utilizarem sistemas de controle gerencial eficientes para os custos internos e a programação.
- Um recurso de pesquisa de materiais que permitisse a utilização de palavras chave.
- Um aplicativo de modelagem de negócios para facilitar a revisão e reestruturação dos processos de negócios.
- Uma interface com um aplicativo de gerenciamento de projeto de terceiros.
A Solução
A Todd realizou um estudo completo de necessidades, com mais de 1.400 requisitos em diferentes áreas funcionais.A empresa criou, então, uma equipe de seleção de software, que elaborou cerca de 20 critérios com base nos requisitos definidos. Após a solicitação de propostas, a equipe convidou quatro fornecedores de softwarede gestão empresarial para fazerem uma demonstração de seus produtos . Os membros da equipe separadamente e também em unanimidade selecionaram o IFS Applications™,pois ele oferecia a mais completa e eficiente funcionalidade e a solução foi considerada como a mais simples de utilizar.Um outro fator importante foi a reputação da IFS no cumprimento dos prazos da implementação. A IFS fez jus a sua reputação e a implementação ocorreu sem problemas, sem interrupção dos negócios e nem de seus 300 usuários do sistema. “Nós desativamos o sistema antigo na sexta-feira e o novo sistema estava funcionando na segunda-feira subseqüente, com tudo em ordem”, disse Mike Taylor, Executivo Chefe de Informações da Todd Pacific Shipyards Corp. “Todas as transações de projeto foram realizadas sem problemas e tudo funcionou corretamente”. Durante a implementação, a Todd aproveitou a oportunidade para fazer uma revisão de seus processos de negócios utilizando a ferramenta IFS Business Modeler™. Benefícios
Um dos mais significativos benefícios do IFS Applicationsfoi a sua flexibilidade. “Nós gerenciamos projetos que podem custar cerca $10.000 com duas atividades, assim como projetos de $50 milhões com 5.000 atividades”, afirmou Taylor. “O sistema está capacitado para gerenciar os projetos de pequeno e grande porte. Nós estamos capacitados para usar o mesmo software para executar dois negócios diferentes – a parte comercial e a Marinha de Guerra dos EUA”. Na parte financeira dos negócios, a Toddpercebeu muitos benefícios na mudança de um sistema complementar para um sistema totalmente integrado com outros componentes IFS.A rastreabilidade para a Auditoria pode ser facilmente acompanhada, os números financeiros estão equilibrados e a funcionalidade de Custos da IFS está sendo usada para aplicar os custos de despesas indiretas.Além disso, os contadores da empresa podem criar relatórios de mão-de-obra de projeto,visualizar melhor o fluxo de caixa de contas a receber e produzir relatórios padronizados requeridos pelo governo. A empresa usa também a solução da IFS para alterar simultaneamente o plano de contas da contabilidade geral e o esquema de contabilização departamental que tem sido usado há aproximadamente 100anos — sem complicações. O novo aplicativo financeiro causou um impacto positivo na linha de estoque da Todd. “Após o último inventário que realizamos antes da implementação da solução da IFS, nós tivemos uma baixa de $250.000”, disse Taylor. “No primeiro ano que implantamos a solução da IFS, a baixa foi de $2.000 e a última baixa foi de aproximadamente $80. Eu exibi este demonstrativo de resultados durante uma apresentação para uma instituição de executivos financeiros e eles custaram a acreditar”. A capacidade de pesquisa de itens por palavra chave eliminou a duplicidade de números de itens que existia anteriormente. “Nós contratamos vários engenheiros e como eles não conseguiam decifrar o sistema anterior de identificação de itens, foram criando novos itens desnecessariamente”, comentou Taylor. “Com a solução da IFS,nós conseguimos reduzir os números de itens de 140.000para 32.000”. Uma das conquistas mais significativas da Todd desde a implementação do IFS Applicationsfoi receber a certificação do órgão de auditoria dos EUA, o Defense Contract Audit Agency (DCAA) pelo sistema contábil e de gerenciamento de materiais da empresa, o MMAS.Os padrões do MMASdescrevem como as empresas contratantes do governo devem construir e implementar um sistema de controle gerencial. A certificação do DCAA, que foi obtida após o final de uma abrangente auditoria de 3 meses, trouxe novas oportunidades de obtenção de receita para a empresa. “Agora que possuímos as cartas da certificação,podemos usar nosso sistema de faturamento eletrônico para contratos com órgãos militares, o que significa que o pagamento para a empresa é realizado com muito mais agilidade”, disse Taylor. “E ainda, se estivermos participando de alguma licitação com outros estaleiros, a certificação do DCAA pode ser um fator de destaque para nossa empresa”. Desde a implementação da solução da IFS,a Toddencontrou formas inovadoras para aprimorar a colaboração entre os funcionários distribuídos entre os 50edifícios localizados nos 186.000 m2 em que se situa o estaleiro.Por exemplo, a empresa implementou uma ampla rede sem fio de PDAs que permite que os funcionários carreguem suas atividades diárias do aplicativo de gerenciamento de projetos da IFS.Eles também podem usar seus PDAspara verificar em que local cada trabalhador está situado e a qualquer momento, o que facilita muito a formação de equipes de projeto em situações de urgência. Na medida em que cada trabalhador conclui uma tarefa, o sistema é atualizado com os custos reais associados com a referida tarefa e não com as taxas de mão-de-obra carregadas. “Nós estamos planejando a implementação de PCs Tabletsna modalidade de comunicação wireless e com recursos de reconhecimento de voz em nossos navios”, afirmou Taylor. “Ao escrever no PC Tablet ou falando por meio deles,nossos funcionários poderão criar ordens de serviço rapidamente e com facilidade e poderão ainda alimentá-los com o módulo de projeto da IFS,independentemente do local em que estiverem situados”. Taylordisse que a gerência da Todd reconheceu que a empresa foi bem sucedida ao investir no software da IFS. “Nós fizemos uma projeção de retorno de investimento no sistema da IFS para dois anos e nossa meta foi atingida”, ele afirmou. Software
IFS Manufacturing™, IFS Distribution™, IFS Engineering™, IFS Maintenance™, IFS Financials™, IFS Business Modeler™
Hardware
Dell® PowerEdge® 6300 server, Intel® Xeon™ processor, 2GB RAM
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