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Butcher's produziert fünf Tage pro Woche rund um die Uhr. Mit den zusätzlichen Möglichkeiten des IFS-Systems, z.B. Engpassplanung werden effizientere Produktionszyklen möglich. Kundenaufträge treffen in der Regel kurzfristig ein. Die Branche ist sehr bedarfsgesteuert und die Bedarfsdeckung erfordert eine effiziente Lieferkette. Der Besteller muss die richtige Menge des richtigen Produkts zur rechten Zeit erhalten, und zwar unter Berücksichtigung der Produkthaltbarkeit. Ursprünglich war die Produktionsplanung auf Verkaufszahlen der Vergangenheit gestützt, unter Berücksichtigung der Marketingstrategien der Firma. Von Kundenseite gibt es vor der eigentlichen Bestellung kaum Informationen. Prognosen und Bedarfsplanung bedürfen komplexer Beurteilungen. Das wird immer komplizierter durch die Bestrebungen des Unternehmens, seine Produkte für diesen hart umkämpften Markt und die anspruchsvollen Kunden attraktiver zu machen. Das alte System bot wenig Unterstützung
In der Vergangenheit setzte Butcher's Pet Care ein simples Lagerverwaltungssystem ein, das mit einem Buchhaltungssystem und einem Programm für die Auftragsabwicklung gekoppelt war. Für Prognosen wurde ein unabhängiges System verwendet. Andere wichtige Aufgaben wurden mit Lösungen auf der Basis von Word-Formularen und Excel-Tabellen bewältigt. Projektmanager Jeff Martins erklärt: "Nichts war miteinander verknüpft und Daten mussten häufig mehrfach erfasst oder dupliziert werden. So war es zeitaufwändig und unzuverlässig, Verkaufsprognosen in einen Produktionsplan zu übertragen oder für Finanzprognosen einzusetzen." "Da das alte System ursprünglich für die Fleischverarbeitung entwickelt worden war, konnte es bestimmte Fertigungsabläufe nicht unterstützen. Für unsere aktuellen und künftigen Anforderungen brauchten wir ein einheitliches System für das Unternehmensmanagement, und zwar eines, das auf einem einfachen Standardformat aufbaute."
Der Markt entwickelt sich - Fokus auf Verbraucherorientierung und Markentreue
Der Markt für Tiernahrung ist von starkem Wettbewerb geprägt und muss sich an den Bedürfnissen der Verbraucher nach Komfort und Gesundheit orientieren. Marketingleiter David Costello meint: "Die Erwartungen der Verbraucher ändern sich und wir müssen uns daran anpassen und Neues anbieten. Allein in diesem Jahr haben wir mehrere neue Marken und Verpackungen auf den Markt gebracht und gleichzeitig die Marke Butcher's weiter entwickelt." "Kundentreue ist und bleibt unser Schlüssel zum Erfolg. Mit dem neuen System können wir unsere Position sichern und weiterhin gegenüber Großhändlern und Verbrauchern als führende Marke auftreten."
Produktionsplanung
"Dieser größere Umfang bringt es mit sich, dass wir die Bedarfsplanung verbessern und die Fertigung flexibler gestalten müssen", erklärt Jeff Martins. "Die Fertigungssteuerung hat sich geändert. Früher war es ausreichend, die Vorräte auf einem festgelegten Niveau zu halten. Jetzt haben wir ein komplexeres Szenario, bei dem wir die Anforderungen verschiedener Kunden erfüllen müssen, ohne dabei an Effizienz einzubüßen: Die richtigen Produkte müssen zur rechten Zeit produziert werden."
IFS bot die passendste Lösung
Bei der Suche nach einem neuen System hatte man zunächst 15 potenzielle Lieferanten aufgelistet. Diese Gruppe wurde im Laufe des Auswahlprozesses auf vier reduziert - darunter IFS. Ein Projektteam wurde aufgestellt, das alle Mitarbeiter repräsentierte, die später mit dem System arbeiten sollten. Dieses Team erarbeitete ein Pflichtenheft und eine Scorecard, um die Stärken der verschiedenen Anbieter gegeneinander abwägen zu können. IFS ging als klarer Sieger hervor, denn seine Repräsentanten waren am gründlichsten vorbereitet und konnten damit beweisen, dass ihre Software Butcher's Ansprüche am besten erfüllte. "Vor allem ging es uns darum, eine Software zu finden, deren Standardversion bereits die passenden Funktionen enthielt. Davon konnte IFS uns in seinen Demonstrationen überzeugen," fügte Jeff Martins hinzu. Für spezielle Anforderungen, die durch die Standardfunktionen der IFS-Programme nicht abgedeckt waren, wurden ein paar Anpassungen vorgenommen. Die Lagerverwaltung benötigte zum Beispiel eine Möglichkeit, kleinere Entnahmen und unvollständige Paletten automatisch abzuwickeln, damit ausreichende Flexibilität bei der Auftragsabwicklung gewährleistet ist.
Kaum Störungen durch die Systemimplementierung
Im Oktober 2004 fiel der Startschuss für das Projekt, bis zum Jahresende war die Mitarbeiterschulung abgeschossen. Im ersten Quartal 2005 wurden Betriebsabläufe definiert und dokumentiert. Man entschied sich dazu, alle Kernkomponenten als Komplettpaket zu installieren. "Unser vorrangiges Ziel war es, den Geschäftsbetrieb durch diese Umstellung so wenig wie möglich zu stören," so Jeff Martins. Im März lief die Pilotphase und nach einem letzten Test konnte das neue System im April 2005 den Echtbetrieb aufnehmen. Bei der Implementierung wurde auf die Zeitkapazitäten des kleinen Projektteams bei Butcher's Rücksicht genommen. Diese Mitarbeiter mussten gleichzeitig ihre alltäglichen Aufgaben in Produktionsplanung, Verkauf, Lagerverwaltung und Rechnungswesen bewältigen. Die Softwareinstallation verlief planmäßig. Alle Bereiche konnten am Tag des Go-Live den Übergang realisieren. Lediglich das Lager geriet durch einen vorübergehenden Netzwerkfehler etwas in Verzug.
Die künftige Entwicklung
Alle Basisanwendungen für Bedarfsplanung, Fertigung, Rechnungswesen, Personalabrechnung, Auftragsabwicklung, Beschaffung und Lagermanagement nahmen gleichzeitig den Echtbetrieb auf. Die Anwendung ist für 60 Benutzer lizenziert. Für deren Administration wurden Profile für Benutzergruppen konfiguriert und Berechtigungen für einzelne Benutzer definiert. So ermöglicht beispielsweise das Profil 'Produktion' die Verwendung eines gemeinsamen Menüs. In anderen Modulen wurde ähnlich verfahren. Nun hat das Unternehmen ein einheitliches System, das alle Abteilungen miteinander verknüpft. Wenn Jeff Martins die ersten sechs Monate des Einsatzes betrachtet, ist er zufrieden darüber, wie gut sich die Basisanwendungen in die Unternehmensstruktur integrieren. Der Jahresabschluss der Firma und die Revision sind inzwischen erfolgt. Butcher's ist nun bei einem Stadium angekommen, wo IFS Applications für einen effizienten Geschäftsablauf sorgt. Jetzt können die vom System erzeugten Informationen richtig eingesetzt werden. Ein Datenbankadministrator und ein Spezialist für Crystal Reports wurden eingestellt, um die Online-Anlaysefunktionen voll auszuschöpfen. Mit diesen Reportfunktionen lässt sich das wahre Potenzial von IFS Applications erst richtig nutzen. Aus dem umfangreichen Datenpool können Berichte wie z.B. Wirtschaftlichkeitsberichte und andere Unternehmenskennzahlen für alle Geschäftsbereiche ermittelt und präsentiert werden.
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