Die Herausforderung
"Durch das Auslagern von Fertigungsprozessen können sich unsere Kunden auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren," erklärt Instem-Geschäftsführer David Gare. "Als Partner helfen wir dabei, die Kluft zwischen den Kundenerwartungen und dem Fertigungsvorgang zu überbrücken."
"Wir haben eine enge Beziehung zu unseren Kunden und das ist in bestimmten Marktsektoren ziemlich außergewöhnlich. Sie betrachten uns als eine Erweiterung ihrer eigenen Fertigung. Häufig übernehmen wir sogar den Versand an die Endkunden, wobei wir Verpackungen mit dem Markennamen unserer Kunden verwenden."
Der Hauptsitz von Instem Technologies befindet sich in Stafford, weitere Fertigungsstätten sind in Stone und seit kurzem auch in der Nähe von Southamton. Die Firma ist in Privatbesitz und beschäftigt zur Zeit ca. 300 Mitarbeiter an den drei Standorten. Der Umsatz der Gruppe liegt heute bei ca. 40 Millionen £ und das Unternehmen hat ehrgeizige Pläne für eine weitere Expansion.
Der Hauptgrund für die Entscheidung, in ein Unternehmensmanagement-System der neuen Generation zu investieren, war laut David Gare das Bestreben zu expandieren.
"Unser bisheriges Management-Informationssystem wird unseren Ansprüchen nicht mehr gerecht. So viele Anpassungen waren daran vorgenommen worden, dass kaum mehr Möglichkeiten für eine Weiterentwicklung bestanden. Auch der Einstieg in die elektronische Business-to-Business-Kommunikation war damit nicht realisierbar."
Die Lösung
"Maßgebend für die Entscheidung für IFS war, dass die Mitarbeiter unsere Bedürfnisse voll und ganz erfasst hatten. Wir hatten gleich das Gefühl, dass man mit dieser Firma als gleichberechtigter Partner zusammenarbeiten kann," erklärt Chris Appleton, IT-Manager bei Instem. "Unser Hauptkriterium war, dass das System die Ansprüche unserer Branche erfüllen musste. Wir haben den Kostenfaktor zwar nicht ignoriert, aber wichtiger war für uns, dass die Software optimal für unsere Zwecke geeignet ist. Zwar boten alle Mitbewerber eine weitaus umfangreichere Funktionalität, als unser vorhandenes System besaß, IFS Applications deckte jedoch alle unsere Anforderungen mit eigenen Komponenten ab."
Implementierung
Im Herbst 2001 wurden der Systemumfang festgelegt und die Verträge mit IFS unterzeichnet. Die erste Phase der Implementierung umfasste alle Basiskomponenten, die für den Übergang vom alten auf das neue System notwendig waren. Dazu gehörten Rechnungswesen, Einkauf, Fakturierung und die Fertigungsplanung.
In der ersten Phase stellten sich einige interessante Herausforderungen, da die Neudefinition der innerbetrieblichen Prozesse noch nicht abgeschlossen war und parallel zur Installation des neuen Systems lief. Dadurch musste in den ersten Schulungen ziemlich improvisiert werde. Es wurden Bildschirm-Abbildungen und gedruckte Anleitungen verwendet. Künftig will man den IFS Business Modeler für eine Strukturierung dieser Informationen einsetzen, so dass sie in die ISO-Qualitätsprozesse eingebunden werden können. Daraus werden dann Unterlagen für Schulungen und Unterlagen für die Qualitätskontrolle der entsprechenden Abläufe erstellt. Chris Appleton sah das größte Problem darin, die Daten aus dem alten System in das neue zu übertragen. Einer der Gründe war das unteschiedliche Format für Stücklisten, Arbeitspläne und Arbeitsbeschreibungen. "Viele dieser Daten mussten manuell erfasst werden, was uns natürlich etwas unter Zeitdruck setzte." Jetzt plant man die Einführung des IFS-Systems in dem neuen Betrieb in Southampton. Da es für diesen Standort nur ein Kundenkonto gibt, wird das Projekt hier unkomplizierter verlaufen. Natürlich werden auch die Erfahrungen aus den vorherigen Implementierungen eingebracht. "Sehr wichtig war die Bereinigung der vorhandenen Datenbank, damit nur korrekte Daten in das neue System übernommen werden," erklärt Chris Appleton.
Vorteile
Es werden nicht nur alle Basis-Unternehmensprozesse unterstützt, das System hat auch die Kommunikation zwischen den Auftraggebern und deren Kunden verbessert. Die Kunden können aktuelle Statusberichte abrufen und für viele Transaktionen, die bisher per Fax oder e-Mail abgewickelt wurden, stehen nun Web-Portale 24 Stunden pro Tag online und interaktiv zur Verfügung.
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