APL

Så klart og tydelig udtrykte APL-chef Carl K. Arnet det, da han i 2004 udfordrede organisationen til at få et nyt og fremtidsrettet ERP-system. Ikke nok med det. Han fejede alle forslag til side om, at der skulle gennemføres grundige vurderinger før investeringsbeslutningen. Han bad de ansvarlige vælge en standardløsning blandt leverandørerne i markedet. Bag valget af IFS lå der flere vigtige forudsætninger. 

— Det er rigtigt, bekræfter it-ansvarlig hos APL, Fritz Ekløff. – Ved valg af leverandør lagde vi vægt på følgende: Vi forestillede os en mellemstor leverandør, som var projektorienteret, international i sin markedsmæssige
struktur og havde erfaring fra offshore-branchen. Desuden var vi bevidste om at undgå ”døgnfluer” i markedet. Vi ville have en leverandør med dokumenteret ”staying power” over tid. Det var også vigtigt for os, at den leverandør, vi valgte, var til stede i Norge.

Fritz Ekløff får små rynker i panden, når han tænker tilbage på, hvordan det hele begyndte. Han blev ansat i 2004, netop for at tage den ERP-udfordring op, chefen gav APL-organisationen.

Komplet pakkeløsning

— Det var ikke på tale at gøre dette stykkevis og delt, fortsætter Ekløff. – Koncernchef Arnet ville have en komplet pakkeløsning på én gang. Det var der nogle, der rystede på hovedet af. Det samme gjaldt beslutningen om en standardløsning. APL er så specielle, at her skulle der en skræddersyet løsning til. Denne modstand blev hurtigt og effektivt bremset. Ingen kunne give tilfredsstillende svar på, hvad der var så unikt ved forretningsprocesserne i APL sammenlignet med andre typer virksomheder i samme branche. 

— Uden at jeg hørte det, gik der måske et tungt suk gennem organisationen over disse grundlæggende forudsætninger, tænker Ekløff tilbage. – For mig personligt, som var nyansat og skulle implementere systemet, var dette selvfølgelig en udfordring. Jeg kunne i hvert fald ikke regne med at toppe det interne popularitetsbarometer lige med det første.

Hurtig effekt

Næsten fire år er gået siden dengang. Rynkerne er borte, og smilet er tilbage på Fritz Ekløffs ansigt. Det tog ikke lang tid, før de ansatte i APL, både i Norge og internationalt, forstod betydningen af beslutningerne på overordnet niveau. Brancheløsningen fra IFS beviste meget tidligt, hvad den stod for, selvom der fortsat er nogle, som nu og da råber på specielle tilpasninger. 

— En standard brancheløsning vil ikke passe perfekt, uanset hvilken slags virksomhed den skal fungere i, mener Ekløff. Organisationen skal også tilpasse sig for at få maksimalt udbytte af systemet. Desuden er standarden så fl eksibel, at vi ved hjælp af vores egen it-kompetence kan lave de fleste af de tilpasninger, der skal til for at
optimere effektiviteten. APL har investeret mellem 10 og 12 millioner kroner i systemløsningen. Det synes de, at de har fået meget igen for. 

— Det er vanskeligt at kvantifi cere de fordele, vi har opnået med ERP-systemet, siger Ekløff. – Men der er ingen tvivl om, at det har bidraget til at gøre APL, specielt projektorganisationen, mere effektiv. Fordelene ved at kommunikere i et standardiseret system, uanset hvor i verden det sker fra, er åbenbare. Der er blevet mere ”hands on” i den løbende drift.

Kontrol over projekterne

Hos APL handler alt om projekter. De har altid 10 til 15 projekter under implementering, hvoraf den gennemsnitlige værdi er i størrelsesordenen 500 millioner kroner. 

— Tidligere var det at holde kontrol med fremdriften og omkostningerne i vores projekter en udfordring, specielt på tværs af landegrænserne, siger Ekløff. – IFS Applications har givet os større synlighed og hjulpet os med at få styr på detaljerne i hvert enkelt projekt, samtidig med at vi på selskabsniveau kan se den totale status på alle projekter. Vi er tættere på omkostningsudviklingen i projekterne og kan hurtigere iværksætte korrigerende tiltag,
når det er nødvendigt. Vi opererer i et grænseløst system og er mere ”just in time” på driftsmæssige udfordringer.

Lærer af hinanden

— Både IFS og APL har lært meget af hinanden undervejs i processen, bekræfter Ekløff. – Vi har et godt samarbejde og oplever stadig, at begge parter udfordrer hinanden, hvilket vil bidrage til at optimere udnyttelsen af forretningssystemet på sigt, samtidig med at det øger kompetencen hos begge parter. ERP-systemet har gjort
os mere effektive, men der er stadig potentiale til mere.

For os som brugere er det ikke systemet i sig selv, der er vigtigt, men hvad det genererer af merværdi på forskellige niveauer. Her mener jeg, at der fortsat er meget at hente, blandt andet gennem generering af data til rapporter, som giver grundlag for tiltag. Dette er et område med betydeligt potentiale.

Potentiale til mere

Fritz Ekløff mener, at en måde at udvikle branchekompetence på er at opbygge et olie- og offshore-relateret brugermiljø i IFS til udveksling af erfaringer. APL tog for tre år siden initiativ til at danne en brugerforening
for projektorienterede selskaber – hvorfor skal man bruge tid og kræfter på at løse problemer, andre allerede har løst? Her er der potentiale for at gøre mere, udfordrer Ekløff. Samtidig er han mere specifik i sine ønsker over for IFS. 

— APL arbejder i et internationalt miljø, med alle de udfordringer dette indebærer. Vores ERP-behov bærer præg af dette. Vi har en tæt dialog med IFS, og når vi kommer med indspil om videreudvikling af moduler, kan det vi beder om give os internationale fordele. En udviklingsopgave baseret på vores behov kan blive til en større forretningsmæssig mulighed for IFS. Det er blandt andet dette, som bidrager til at skabe win-win-situationer.