Styr på systemerne
Med 100.000 bøger, film og CD’er, der går gennem Dansk Bibliotekscenter og DBC medier hver måned, skal der være styr på systemerne. Der er et utal af fejlmuligheder, hvis man manuelt skulle stå for produktionen. Samtidig kan IFS spille sammen med andre systemer uden problemer, og det er afgørende for DBC. ”Det er især IFS’ fleksibilitet, som vi har haft stor glæde af. Systemerne kan indrettes til vores behov, og vi kan bygge dem sammen med de systemer, vi har andre steder fra, for eksempel vores Logimat, der sorterer alle forsendelserne. Derudover arbejder IFS-systemet sammen med Post Danmarks distributionssystem, å det hele kører i et samlet elektronisk flow,” fortæller Christian Petersen, der er økonomidirektør i DBC.
Hvorfor IFS?
DBC valgte IFS især fordi det var muligt at vælge de dele, der var behov for. Det er ikke et stort samlet system, hvor man binder sig til hele pakken på forhånd. ”De fordele, vi så ved IFS var, at det var komponentbaseret, og at vi kunne vælge en afgrænset del af systemet og anvende det på vores data. Dertil kommer, at systemet er Oracle-baseret. For os har det betydet, at det har været forholdsvis let at få data ind og ud af systemet og at integrere det til andre systemer. Det er noget, vi benytter os meget af,” siger Christian Petersen.
|
 |
|
Hvilke produkter?
DBC har købt alle de grundlæggende finansielle moduler, Distribution, Salg & marketing samt supportcenter til registrering af kundehenvendelser. Projektstyring og tidsregistrering inklusiv TimeClock i produktionen, operationel og strategisk HR, CTO (ordrekonfi gurering) til produktions-styringen, B2B portaler og personlige portaler. Desuden en ePages webshop med integration til IFS. Connect benyttes til integrationer til blandt andet EDI-løsninger. Driften af installationen er outsourcet til @IFS, der nu er købt af ERGO i Linköping, og alle cirka 50 brugere kører Citrix op imod Sverige. ”Det betyder så, at sikkerheden varetages af ERGO, og i de fem år, løsningen har kørt, har vi kun i ganske korte perioder haft problemer,” fortæller Christian Petersen.
Hvor mange ressourcer?
DBC har fast to medarbejdere, der arbejder henholdsvis med det tekniske på systemet og med det procesorienterede. Det levner tid til løsninger af andre opgaver. ”En af de øvrige opgaver er uddannelsen af brugerne, som vi forsøger at gøre meget ud af. Vi holder relativt ofte samlinger af brugerne – jordbær-kurser, kalder vi dem, fordi vi serverede jordbær med puddersukker den allerførst gang, vi gjorde det. Det har ført til et imponerende højt brugerkendskab til applikationen. Hurtigrapporter, højremuseklik og brug af scannere og makroer fungerer alle steder, og hver bruger har lavet sin egen opsætning af systemet, så det fungerer bedst muligt til hans eller hendes brug,” siger Christian Petersen.
Det kommer rigtigt ud hver gang
Christian Petersen fremhæver, at IFS’ system kan håndtere de mange variationer, som kunderne ønsker. Ét bibliotek skal have etiketter med påtryk på bøgerne, et andet skal have en bestemt stregkode og bøgerne skal enten plastes eller biblioteksindbindes. ”Tidligere var der store fejlmuligheder, når man manuelt skulle tage hensyn til de mange varianter. Nu er det samlet og kører elektronisk, så det kommer rigtigt ud hver gang,” siger Christian Petersen. I produktionshallen står fire siloer med store papkasser på et sindrigt reolsystem. Siloerne er den såkaldte Logimat, og papkasserne står på hylder, der automatisk kan hentes frem og fyldes med bøger, når bøgerne er klar til at blive sendt til bibliotekerne. Hver kasse har et navn på den kunde, som kassen skal sendes til, når den er fyldt. Apparaturet, der styrer reolerne, er bygget sammen med IFS’ distributionssystem, så når kassen er fyldt, og den er klar til at blive sendt, udskriver IFS-systemet adresselabel, faktura og opdaterer oplysningerne i kundesystemet, så man næste gang ved, hvilke bøger der er leveret og senere også betalt.
Sparer fire-fem ansatte
Et andet sted i produktionen går ordrerne fra biblioteker og skoler ind i IFS-systemet. IFS er opdateret med oplysninger fra bibliotekernes database over bøger, som bliver ajourført og driftet af DBC, så forfatternavn, titel, og alle andre relevante oplysninger ligger klar, når bogryg, etiketter og lignende skal printes ud. Derefter bliver bogen indbundet eller plastet og tilrettet med biblioteksudstyr, alt efter hvad der passer kundens system. ”Tidligere havde vi fire-fem ansatte på fuld tid, som kun printede rygtitler og andet til bøgerne. Nu bliver det klaret elektronisk på et par timer om dagen,” fortæller produktionschef Henrik Dupont.
IFS kan alt
IFS blev valgt, fordi det ikke er proprietært – det kan altså bygges sammen med andre it-systemer og udbygges, stort set som man ønsker. Oprindelig havde DBC købt Pro:Mis fra ProCon. ”Da IFS så købte ProCon fi k vi et godt tilbud om migrering til IFS, og det valgte vi at benytte os af,” siger Christian Petersen og fortsætter: ”Indtil videre mener vi, at IFS kan alt. Der er ingen systemmæssige problemer. Vi har selvfølgelig haft indkøringsproblemer. Vi kørte i 1. gear i 2003, hvor bøgerne kom ind i sortimentet, men nu er vi i 4. gear. Nogle af de problemer, vi har oplevet, kom af, at vi i starten ikke gjorde nok ud af uddannelsen. Men nu er ved vi at være der, hvor vi selv kan trylle med det. Der er funktionaliteter, vi ikke bruger i øjeblikket, men det kommer vi til, når vi bliver mere garvede,” fortæller Christian Petersen.
Opgraderer med nye forbedringer
”Vi har netop besluttet at opgradere til version 7 for at få de seneste forbedringer med – og der er ganske mange, synes vi. Vi forventer at være køreklar i efteråret, og til den tid venter der så et projekt med at integrere endnu en virksomhed i løsningen. Heldigvis er det en virksomhed, der i forvejen kører IFS, så det burde kunne forløbe nogenlunde problemløst,” fortæller Christian Petersen. Virksomheden, der skal med i den nye løsning, er BTJ Danmark, som DBC har købt i sommeren 2006. BTJ Danmark er en svenskejet konkurrent, der ligesom DBC medier sælger og klargør bøger til biblioteker og skoler. Overtagelsen sker efter fl ere års hård konkurrence på bogmarkedet til bibliotekerne, hvor de to parter hver har haft godt og vel en tredjedel af markedet.
Om DBC
DBC-virksomhederne, der er leverandører til biblioteker og skoler, er etableret som to aktieselskaber: Dansk Biblioteks-Center as, der er ejet af staten, Kommunernes Landsforening, Københavns Kommune samt Gyldendal, og DBC medier as, der er ejet af Kommunernes Landsforening (61 %) og Gyldendal (39 %). DBC medier as sælger og klargør medier til biblioteker og skoler. Virksomheden omsatte sidste år for 200 mio. kr. og har 55 medarbejdere. BTJ Danmark A/S har hidtil været en del af BTJ Group AB. Virksomheden sælger bøger samt klargøring i eget bogbinderi i Svendborg. Kunderne er først og fremmest biblioteker samt skoler.
Læs mere om DBC og DBC medier på www.dbc.dk
|
|
|
— Der er særligt IFS fleksibilitet vi har haft stor glæde af, siger
Christian Petersen, økonomidirektør i DBC.
|
|
