Une solution intégrée
Comme environ trois quarts des sites d'APW cherchaient déjà à remplacer leurs systèmes actuels, APW a fait une analyse de coût sur bénéfice pour déterminer la solution optimale : remplacer les systèmes autonomes en essayant de les intégrer, ou installer un système intégré simple au sein de la société. L'analyse a rapidement prouvé qu'une solution intégrée serait bien plus économique. "Quand nous avons considéré tous les facteurs, nous avons réalisé que le choix serait vite fait", dit Biederman. "Nous avons su qu'il y avait une raison d'affaires pour un système d'ERP." Après avoir passé en revue les systèmes qui étaient déjà utilisés en interne et en considérant les recommandations des principaux analystes, APW a envoyé des demandes de proposition à huit fournisseurs de logiciels. La compagnie a alors constitué une équipe de 17 personnes, des opérationnels pour la plupart d’entre eux, non informaticiens pour analyser les résultats, étudier des facteurs tels que la taille et la capacité de fournir et de soutenir une solution globale. Basé sur les résultats, la société a invité trois finalistes pour dérouler un script des démonstrations de deux jours. À l’issue des démonstrations, l'équipe a choisi la solution de gestion intégrée de IFS. Un des facteurs clés de décision était le coût et non seulement le coût initial mais également le coût estimé sur toute la durée de vie du système. "Le calcul que nous avons fait a montré que le coût total proposé par IFS était 23% moins élevé que le concurrent le plus proche."dit Biederman. L'équipe d'évaluation a estimé qu'il serait plus facile de mettre en application IFS. Les membres de l'équipe ont également aimé le fait qu’IFS soit l'une des sociétés en croissance sur le marché du logiciel d'entreprise et se sont sentis en confiance avec la philosophie d’IFS concernant le partenariat avec ses clients pour améliorer leurs performances. "En tant qu'associé potentiel, IFS a été le plus réactif des trois concurrents pendant le processus de l'évaluation," dit Biederman. "Ainsi il nous a donné le sentiment qu'il serait plus réactif pour la suite du projet." Avant d’implémenter le nouveau système, APW a passé en revue ses processus et apporté des améliorations mineures. Mais parce que le système d’IFS était déjà bien adapté, seul un léger travail de re-engineering fut nécessaire.
Réalisations sans heurt et rapides
APW est en cours de déploiement du logiciel IFS pour approximativement 1 700 utilisateurs sur 19 sites, dont huit sont déjà en exploitation. Jusqu'ici, toutes les mises en place ont été accomplies en temps et en heure. Et parce que la société emploie une méthodologie standard d'exécution, la mise en place se fait rapidement et sans à-coup. Pour diffuser rapidement aux employés le nouveau système, APW utilise une approche économique de formation des formateurs. Pour chaque réalisation, la société travaille avec des consultants IFS pour fournir la formation intensive des membres de l’équipe de projet, qui deviennent alors les ressources expertes internes pour le support d’IFS après démarrage.
Des coûts moins élevés et un service client amélioré
En choisissant une solution intégrée d’IFS, APW a évité les dépenses substantielles de mise en oeuvre, d’intégration et de maintenance de systèmes autonomes multiples. "Clairement, nous avons dépensé moins sur le matériel et le logiciel que nous avions prévu si nous avions pris des chemins séparés," dit Biederman. "Nos coûts d'exploitation sont maintenant considérablement moindres qu’ils auraient pu être." L'architecture à base de composants d’IFS a rendu les mises en place encore plus efficaces. APW a pu mettre en place les fonctionnalités de base dont il a besoin aujourd'hui tout en projetant d’ajouter des composants IFS dans le futur. "Au début, nous recherchions les meilleures possibilités de base d’un ERP, une sorte de système ERP de type bon plat cuisiné viande et pommes de terre ERP qui pourrait être étendu et amélioré avec des capacités propres du fournisseur ou de quelqu'un d'autre," dit Biederman. "C’est un des domaines dans lequel IFS excelle." La société projette déjà de compléter sa gestion d'approvisionnement, d’ingénierie et d’applications financières avec la gestion de la relation client IFS (CRM), la gestion de qualité, la mesure de performance, et la gestion des ressources humaines. APW projette également de déployer les portails web d’IFS pour améliorer la collaboration en temps réel dans toute l'entreprise. Le système d’IFS donne aux responsables d'APW un meilleur contrôle des activités en leur permettant d’effectuer rapidement les rapports et d’ analyser les écarts. Les vérifications internes des comptes prennent moins de temps parce que l'information d'audit est plus accessible. La société a également commencé un plan anti-sinistre complet, qui aurait été impossible avant IFS. "Le coût des multiples processus de rétablissement du désastre aurait été traumatique à la société et n'aurait pas fonctionné parce qu'il aurait été trop difficile de surveiller et d’assurer la maintenance," a dit Biederman. Le service à la clientèle s'est amélioré depuis que le nouveau système a été mis en place car les ordres sont traités plus rapidement et plus précisément. Si le client veut commander un produit sur un site et le récupérer dans un autre, le système peut facilement s’adapter à la demande. Biederman a indiqué qu’avoir un fournisseur de logiciel qui est un partenaire engagé est important pour APW et il estime qu’IFS a tenu sa promesse à cet égard par rapport à d’autres. “ IFS en tant que partenaire s’est avéré être meilleur que nous l’avons prévu après l'accomplissement du processus d'évaluation," a dit Biederman. "Il n'y a jamais eu un problème qu’IFS n'a pas su résoudre aussi rapidement que possible. Nous sentons qu'ils ont répondu au delà de notre exigence dans presque chaque cas qui s’est présenté."
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