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La comptabilité est une partie cruciale de la solution finances —en interne pour gérer l’entreprise et en externe pour satisfaire aux besoins légaux— mais la gestion des factures, paiements etc… est également importante. Il est également vrai que la comptabilité est globalement identique dans tous les pays, mais la liberté de définir un plan de comptes varie selon les pays comme les obligations de reporting imposées par la législation. IFS Financials permet de définir librement les règles comptables et les éditions dans les sociétés respectives tout en assurant la consolidation et les autres reporting qui peuvent être transférés automatiquement vers un plan de compte et une devise commune. Notre solution finances pour toute l'entreprise localement et globalement
Moyens de paiement diffèrent dans le monde et dépendent principalement du système bancaire et des traditions de chaque pays. IFS Financials permet de gérer les flux de paiement les plus courants quelque soit le type, dans tous les pays qu’une seule méthode ou une mixité soit utilisé. IFS Financials permet d’enregistrer simultanément les paiements dans plusieurs filiales —y compris les factures et rapprochement de factures. La solution garde automatiquement la trace des écritures internes au débit et crédit des filiales, simplifiant considérablement la centralisation de la trésorerie et des achats. Toutes les informations dans IFS Financials qui génèrent des taxes créent des transactions de taxe qui sont sauvegardées séparément dans le système. Ceci rend extrêmement simple l’extraction et l’édition des états conformes aux besoins de chaque pays. La réconciliation des taxes avec la comptabilité générale est aussi grandement facilitée. La version standard de la solution comprend les règles et traitements adaptés pour les taxes aux U S et de nombreuses formes de gestion de la TVA. La fonction de gestion des immobilisations de IFS Financials est une solution globale d’entreprise qui laisse la liberté de définir les règles et traiter les cas particuliers. Elle fournit un historique complet des transactions, des règles de dépréciations…
Le système financier —un instrument de contrôle gestion
En localisant la comptabilité dans un composant séparé nous donnons au service comptable un contrôle total et une grande souplesse. Nous avons créée une solution finances qui est très facile à utiliser— l’outil idéal pour contrôler et analyser vos opérations. IFS pense que la fonction primaire du système —garder les comptes en ordre — est juste le commencement. Il doit bien fonctionner, et être commode. Mais ce n’est pas ce qui détermine comment marche votre entreprise. Ce qui fait la différence c’est quand vous pouvez utiliser le système financier comme un instrument pour contrôler et analyser vos activités — c’est quand vous commencez à gagner de l’argent avec.
Suivi et analyses faciles
IFS Financials est si facile à utiliser que la conception des éditions peut être décentralisée. Vous décidez quelle information vous voulez, quand et dans quel format. Bien que le système financier contient des informations critiques de l’entreprise il est rarement utilisé comme un outil de suivi et d’analyse. La raison est que les systèmes traditionnels autorisent rarement les utilisateurs à suivre et analyser les opérations avec leurs propres termes. IFS Financials élimine ce problème, en vous fournissant une solution qui travaille avec vos termes à tous les niveaux. La solution permet aux utilisateurs d’aller rapidement et simplement à la source de l’information dans les différents sous systèmes de l’entreprise. Ils peuvent rechercher toute information affichée sur l’écran. De plus comme l’outil de génération d’état est un outil orienté utilisateur final, vous n’avez pas besoin d’être un spécialiste pour l’utiliser. Tous les utilisateurs peuvent créer leurs propres états avec le générateur, créer le bon état avec les données correctes est très facile.
Ne rendez pas les factures fournisseurs plus chères qu'elles ne valent
Les factures fournisseurs représentent entre US $50 et US $80 en coût administratif interne. Mais le temps investi dans le contrôle facture et l’approbation des acheteurs n’est pas seulement cher—il n’ajoute aucune valeur et n’économise aucun sou si les factures sont normalement correctes. Pour des entreprises avec de forts volumes de factures les coûts peuvent être faramineux. Avec IFS Financials vous pouvez abaisser vos coûts significativement avec un meilleur contrôle de vos factures car la solution vous permet de vous concentrer sur les exceptions, par exemple les factures qui ne correspondent pas aux commandes passées. La façon la plus ingénieuse d’éviter ce problème est de viser la qualité à la source. Par exemple vous pouvez définir des règles d’achat directement dans le système et les rendre obligatoires pour les acheteurs si bien qu’ils ne peuvent envoyer une commande d’achat sans les respecter. Ce n’est pas aussi difficile qu’on pourrait le penser car l’interface de notre solution peut être confiée à un portail personnel où l’information peut être adaptée aux besoins de chaque utilisateur. Dans ce cas vous ajoutez simplement les règles d’achat au portail. Ainsi le service comptabilité sait toujours quel compte et quelles imputations une commande d’achat doit respecter— et il n’a pas besoin d’utiliser des tonnes de papier pour vérifier cela. Même l’approbation des factures fournisseurs est réalisée électroniquement avec notre solution. Chaque jour, via leur portail personnel, les acheteurs ont accès à une liste de factures qu’ils peuvent approuver en pressant quelques boutons. Nous offrons aussi des interfaces pré définies avec de nombreux systèmes de numérisation des factures papier. Cela signifie que les utilisateurs peuvent travailler uniquement avec une documentation électronique. Naturellement nous offrons des solutions EDI prêtes à l’emploi. Une des façons les plus sophistiquées de recevoir des factures est tout simplement de se facturer soi même. Au lieu de continuellement recevoir de nouvelles factures qui doivent être rapprochées des livraisons et des commandes, votre entreprise peut se facturer elle-même en accord avec les contrats et selon les quantités livrées, vous donnant ainsi le contrôle de toute la chaîne. Le règlement est fait selon les accords et selon les quantités actuellement livrées. Votre entreprise économise de l’argent en automatisant le traitement des paiements, le fournisseur économise les coûts d’administration de factures —une situation gagnant gagnant en d’autres termes. Nous avons déjà implémenté plusieurs solutions avancées de self-billing aux U.S. et en Suède.
Arrêtez de chassez des ombres—concentrez vous sur le risque
Notre solution vous aide à contrôler le crédit client en surveillant les écarts et en les notifiant automatiquement au responsable crédit client. IFS Financials simplifie significativement le travail du contrôleur crédit client en confiant au système la surveillance des écarts et les alertes automatiques. Ceci marche grâce à IFS/Event Server notre logiciel qui envoie des messages quand certains évènements se produisent et si des limites prédéfinies sont franchies. Cela peut être un client en retard de paiement ou un client qui dépasse la limite de crédit. Il en résulte que les contrôleurs de crédit client peuvent se concentrer sur les problèmes réels— où il y a un risque potentiel réel ou un fait non vrai— ainsi les crédits clients et factures qui ne posent pas de problème sont traitées sans intervention particulière. L’information peut aussi être envoyée par un e-mail, un message SMS ou directement vers un ordinateur portable. Le système est incroyablement flexible , garantissant un accès rapide aux informations critiques.
Des vues meilleures et rapides donnent une liberté d'action accrue
Maintenant vous pouvez faire des prévisions de trésorerie sur un horizon plus lointain. Le portail IFS à destination du trésorier vous permet de voir plus que les factures clients et fournisseurs—Vous pouvez voir aussi les commandes clients et fournisseurs et les contrats. Une des meilleures façons de travailler avec la trésorerie est de contrôler les factures clients et fournisseurs. En les comparant, et en ajoutant les coûts fixes comme les salaries, taxes et frais financiers les trésoriers ont une vue précise des liquidités dans un avenir proche. IFS Financials est plus qu’un outil de première classe pour réaliser ces tâches—il vous donne les outils pour prolonger la période de prévision. Ceci est réalisé par l’ajout des commandes clients et fournisseurs aux statistiques.
Une commande client devient une facture après quelques temps et une commande d’achat devient une facture fournisseur. Ces projections ne sont pas certaines mais elles vous donnent une bonne vue de ce que sera votre trésorerie.
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