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Prodrive社は、IFS Applicationsによって、同社が世界各地でビジネスを展開し、規模を拡張していくために必要な柔軟性を得ることができました。優れたプロジェクト管理と改善された在庫管理を革新的なビジネスシステムと一体化することによって、Prodrive社は時間と費用を節約し、ビジネスプロセスを効率化しています。 課題
既存のシステムを適応させるために多くの努力が行われましたが、このシステムには将来の成長を十分にサポートしていくだけの柔軟性も無ければ丈夫さもありませんでした。Prodrive社は、既存のシステムと同様の機能を備え、さらにプロジェクト管理機能と使い勝手の良いWindowsベースのインターフェースを提供することができるような新しいシステムへのリプレースを望んでいました。おそらくこの新システムに求められたより重要な課題は、各事業部門が他の部門とは独立してこのシステムを利用することができるが、会社組織の枠組みは残すといったような柔軟性を備えてなければならないということでした。
ソリューション
1998年、Prodrive社は同社のIT部門が行った戦略的な調査によって、IFS Applicationsの導入を決断しました。
Prodrive社のITマネージャーであるGraham Brook氏は、Prodrive社のビジネスプロセスを理解するためにIFS社が行った多大な努力について言及しました。「我々はIFSと共にかなり骨の折れるプロセス・ワークショップを行いました。そこでは、我々では解決できない課題が必然的に発生しましたが、これらの課題を明確に定義し、我々の方向性とIFSとのギャップ分析のミーティングへ委ねました」
プロジェクトに関する限り、要件を満たすためにいくつかの作業を試験的に実施し、検証することによって、これらの課題は後々解決されました。今では、それらの機能の多くが、ソフトウェアの後のバージョンに組み込まれています。
Prodrive社の全部門が、ほぼ間違いなくプロジェクト管理機能を必要とします。この機能は、従来のシステムでは限界があったため、新しいシステムにはもっと優れたものが要求されました。
ラリーチームやレースチームは、自動車の開発や組立、およびそれらをサポートする購買や加工業務、そしてイベントに参加するためのロジスティックスといった仕組みをプロジェクトという単位で行います。自動車技術ビジネスでは、労働力のみを提供することから、本格的な研究、設計、エンジニアリング、自動車のプロトタイプ作成もしくは組立てに至るまでのどのような業務もプロジェクトになります。
Graham Brook氏は、「全ての業務を支えるためには、極めて堅実な在庫管理と倉庫管理システムが必要です。中でも在庫管理は非常に重要な部分を占めます。ラリーカーはイベント毎にユニークなものであるため、優れた在庫管理とロジスティクスの後押しが無ければ、その車をスタートラインに並べることはできません」と述べました。
導入
1999年10月、サーバー設備、IFS Applications、トレーニング用データベースの導入が開始されました。Prodrive社は、様々な事業部門の代表者を集めてプロジェクトチームを結成しました。
1999年内に基礎となる部分の導入がほぼ完了し、2000年7月にビックバン・アプローチによってシステムが稼動しました。
Graham Brook氏は、次のように述べました。「既存の統合システムの都合で、我々には全てのことをいっせいに行う手段しかありませんでした。このようなビックバン・アプローチでは、段階的に機能を追加導入していく方法よりも多くのプランニングとテストが必要ですが、新しいシステムへの移行はスムーズに行われ、全てのことが予定どおりに運びました」
効果
2001年春、Prodrive社が1つの有限会社から、企業間取引部門と中央財務部門を備えた3つの組織へと再編成されたことでIFSの柔軟性が実証されました。さらに、その柔軟性は、Prodrive社がTickford Engineering社を買収した際にも再び証明されました。
プロジェクト機能を強化するために行った作業によって、IFSの機能に強みをもたることができました。これは、基本的に、部品表(BOM)や概算労務費によるボトムアップの価格設定を実現するために行ったことでした。Prodrive社は、以前のシステムでは価格設定をコストの観点から行うことができましたが、今では、販売価格の観点からも行うことができるようになりました。
Prodrive社の初期の要求事項の一端として、部門内のビジネスユニットを個別のプロフィットセンターとして取扱いたいという要望がありました。そのため、従業員が他のビジネスユニットと「取引」を行う必要がありました。そして、これはIFS Applicationsの標準機能を使って実現することができました。各部門でオーダーを発行し、自動的にこのオーダーに対応したカスタマーオーダーやワークオーダーを作成し、オーダー完了時の転記を処理することができます。
Prodrive社は、日々大量の資材を運搬しているため、遅延すること無く購買を維持することは常に同社に付きまとう課題です。IFSシステムでは、購買オーダーと統合された電子請求を行うことができ、必要なときには購買オーダーを電子文書で送信することもできます。
以前は、週単位にMRPを実行し、紙ベースのレポートを大量に作成していました。そのため、バイヤーがこのレポートを処理し、個々の購買オーダーを入力するのに何日も費やしました。今では、MRPのレポートをスクリーン上で確認し、マウスクリックを数回行うだけで購買オーダーへと変換することができます。これによって、バイヤーがデータ入力に費やしていた時間を大幅に削減することができます。
Graham Brooks氏にとって、IFSのシステムがもたらした最大の効果の1つは、Prodrive社のビジネスシステムをより活性化したことです。「古い世代のシステムは基本的に受身であり、ユーザーがレポートやスクリーンを確認するまでシステムは何もしなかったので、しばしば、数時間、数日の遅延を引き起こしていました。しかし、IFSによって我々のビジネスは一段階進歩しました。IFSのシステムは、何か重要な事や、確認事項が発生した際にはユーザーへ通知してくれるのです。そのおかげで、我々は事態が深刻になる前に対処することができるのです」
Prodrive社は、将来、プロジェクトに関わる製図やBOMの改版管理を含むPDM機能を導入する計画があります。また同社は、CRMの導入も計画しています。これは、同社のビジネスを世界各地へ展開していく際の重要なツールになります。
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