|
Firma powstała w 1991 roku, a założył ją obecny Prezes firmy - Stanisław Sroka wraz
z trzema swoimi kolegami. Transsystem rozpoczynał działalność z kapitałem 1000 dolarów w wynajętej hali w Przeworsku, a następnie przeniesiono siedzibę do Woli Dalszej koło Łańcuta. Dzięki zaangażowaniu założycieli w przygotowanie szerokiej, kompleksowej oferty, zapewnienie najwyższej jakości produktów oraz zatrudnienie wysoko wykwalifikowanej kadry specjalistów, Transsystem szybko umacniał swoją pozycję na rynku. Sprawdziła się również formuła zarządzania firmą poprzez projekty. Dziś przedsiębiorstwo współpracuje na partnerskich zasadach z wiodącymi przedstawicielami motoryzacyjnymi w Europie i na świecie. Niezwykle dynamiczny rozwój Transsystemu w ostatnich latach spowodował konieczność zmiany systemu IT na taki, który zapewni integralność, szybki dostęp do danych oraz pełną kontrolę działalności firmy. Dlatego w 2007 roku kierownictwo firmy podjęło decyzję o wdrożeniu nowoczesnego, zawansowanego technologicznie systemu klasy ERP. Zarządzanie wszystkimi sferami działalności Transsystemu jest dziś wspomagane przez system IFS Applications. Na dynamiczny rozwój firmy miały wpływ przede wszystkim dwa istotne wydarzenia.
W 2002 roku, Prezes Stanisław Sroka zdecydował się na restrukturyzację firmy według modelu zarządzania projektami. Do tej pory były oczywiście tworzone samodzielne zespoły projektowe, które realizowały zlecenia klientów, ale nie znajdowały one odpowiedniego wsparcia ze strony tradycyjnie zorganizowanych działów Transsystemu. „W 2002 roku zreorganizowaliśmy firmę i nakierowaliśmy ją na realizację wielu projektów” – mówi Stanisław Sroka, Prezes firmy Transsystem. „Została opracowana systematyka prowadzenia projektów, wprowadziliśmy też typowe regulacje oraz otworzyliśmy biuro wspierające kierowników projektów, wyliczające płace i tworzące odpowiednie dokumenty. Teraz cała działalność firmy podporządkowana jest projektom. Co najważniejsze, wielkość sprzedaży i zużycia materiałów planujemy na podstawie projektów realizowanych w różnych regionach i krajach świata. Ponieważ od wielu lat fascynuje mnie model zarządzania poprzez projekty, proces przekształcenia firmy nie był trudny do przeprowadzenia. Będąc założycielem, a od kilku lat prezesem Stowarzyszenia Project Management Polska (SPMP), miałem dostęp do szerokiej wiedzy na ten temat”. Po tej zmianie nastąpił kolejny, skokowy wzrost firmy. Jednak już po czterech latach, kierownictwo natrafiło na barierę rozwojową wynikającą z faktu, że Transsystem działał do tej pory za plecami pierwszoplanowych, zagranicznych realizatorów kontraktów. Ta sytuacja uległa zmianie po odkupieniu takiej puli udziałów, która pozwoliła zarządowi firmy na podejmowanie samodzielnych decyzji. Odtąd Transsystem już nie tylko jako poddostawca, ale bezpośrednio zawiera kontrakty z największymi klientami,
np. z Volkswagenem, osiągając jeszcze lepsze wyniki finansowe. Naturalną konsekwencją rozwoju stało się poszukiwanie zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie. Do tej pory każdy dział miał własne oprogramowanie, generujące osobne dane, pomiędzy którymi trudno było wychwycić istotne związki. Wiele czasu zabierało usuwanie błędów. „Transsystem nie jest typową firmą produkcyjną – podkreśla Wiesław Ciechanowski, Wiceprezes Zarządu, Dyrektor ds. Finansowych oraz Kierownik wdrożenia w firmie Transsystem. „Większość produktów jest wytwarzana na indywidualne zamówienia klientów. Integrujemy różne sfery działalności operacyjnej – projektowanie, produkcję, montaż i usługi serwisowe oraz wszystkie procesy, które wspierają te cztery fazy współpracy z klientami. Standardowe moduły systemu informatycznego klasy ERP trzeba więc dostosować do naszej specyfiki”. Nietypowość działalności Transsystemu rodziła szereg problemów zarówno na etapie przygotowywania specyfikacji nowego systemu informatycznego, jak i później w fazie wdrażania. „Zdawaliśmy sobie sprawę, jak ważne jest prawidłowe opracowanie wymagań odnośnie odpowiadającego nam systemu. Właściwe zdefiniowanie rozwiązania, które chcemy wdrożyć, procesów koniecznych do skorygowania i sparametryzowania, oraz przygotowanie odpowiedzi na pytanie jak będą one kontrolowane, analizowane
i oceniane, to wszystko mogło decydować o powodzeniu całego przedsięwzięcia” – mówi Wiesław Ciechanowski. Aby poradzić sobie z przygotowaniem odpowiedniej specyfikacji systemu, kierownictwo Transsystemu zaprosiło do współpracy zewnętrzną firmę konsultingową, której zadaniem stało się opracowanie tzw. „check listy”. Chodziło o określenie wymagań odnośnie funkcjonalności wszystkich modułów wspomagających zarządzanie kluczowych obszarów działania, takich jak: dystrybucja, zasoby ludzkie, gospodarka materiałowa, płace, finanse, zamówienia, zarządzanie projektami oraz produkcja na zamówienia. „We współpracy z firmą konsultingową przygotowaliśmy specyfikację w formie listy oczekiwań” - wspomina Bartłomiej Barnaś, szef IT i kierownik operacyjny projektu wdrożeniowego ze strony Transsystemu. „Po wysłuchaniu wielu prezentacji zweryfikowaliśmy nasze wymagania i wysłaliśmy je jako zapytanie ofertowe do pięciu najbardziej nam odpowiadających dostawców. Właściwie była to tabela, gdzie
w zasadniczej kolumnie opisaliśmy wymaganą funkcjonalność każdego modułu. Dostawcy systemów mieli tylko odpowiedzieć czy dana funkcja jest w ich standardzie,
a jeśli nie, to, czy można ją wdrożyć po modyfikacjach. Na tej właśnie podstawie porównaliśmy wszystkie oferty”. Po analizie ofert pod kątem cen i warunków związanych z ryzykiem wdrażania danego rozwiązania, kierownictwo Transsystemu zdecydowało się na wybór firmy IFS jako dostawcy systemu IFS Applications. Korzyści z wdrożenia
- ułatwiony dostęp do informacji (system wczesnego ostrzegania)
- integralność danych oraz możliwość ich wprowadzania w jednym miejscu
- obniżenie kosztów produkcji
- możliwość precyzyjnych analiz i rozliczania materiałów
- możliwość analizy ryzyka związanego z budżetem i terminami
Projekt IFS Applications
Umowa z firmą IFS została podpisana na początku sierpnia 2007 roku. Już w tym samym miesiącu powołano wspólne zespoły projektowe i rozpoczęto proces wdrożenia. Ze względu na specyfikę produkcji, koncentrującej się na zamówieniach, konieczność implementacji prawie połowy z kilkudziesięciu modułów oraz napięty harmonogram czasowy, projekt IFS Applications od początku został uznany za bardzo ambitne przedsięwzięcie. „Aby sprostać wszystkim wyzwaniom w procesie wdrożenia, staramy się trzymać opracowanej i uzgodnionej z IFS specyfikacji” – ujawnia Wiesław Ciechanowski. „Oczywiście nie zawsze możemy trzymać się wszystkich zaleceń, bowiem nie w każdym przypadku daje się dopasować nasze procesy podstawowe do funkcjonalności standardowych modułów. W takich przypadkach dopasowujemy komponenty systemu tak, by pasowały do naszych wymagań. Na szczęście dzięki dużemu zaangażowaniu konsultantów IFS dość szybko pokonujemy wszelkie trudności”. Proces wdrożenia systemu IFS Applications został podzielony na dwa etapy.
W pierwszym z nich, który właśnie trwa, uruchamiane są moduły wspomagające zarządzanie logistyką, dystrybucją, zakupami i gospodarką magazynową, finansami
i księgowością oraz produkcją w podstawowym zakresie. Ze względu na kluczowe znaczenie procesu realizacji projektów, zdecydowano się też na dodatkowe wdrożenie modułu zarządzania projektami. Ma to zasadniczy wpływ na planowanie zasobów finansowych, czasowych i kadrowych oraz na dotrzymywanie terminów. Zakończenie drugiego etapu wdrożenia planowane jest na koniec 2008 roku. W tej fazie ma nastąpić implementacja modułu kadrowo-płacowego. W związku z globalną działalnością firmy, wielu pracowników Transssytemu – inżynierów, konsultantów
i monterów – nawet czterokrotnie w miesiącu zmienia miejsce pracy za granicą. Rozliczanie płac i kosztów w takim trybie wymaga w związku z tym dostosowania standardowego rozwiązania IFS Zasoby Ludzkie i IFS Płace do wymagań Transssytemu. Rozwiązanie kadrowo- płacowe ma być wdrożone w pełnym wymiarze, obsługując również „miękki HR”, czyli szkolenia oraz rozwój ścieżki zawodowej – kwestie niezwykle istotne w firmie zatrudniającej ponad 1100 osób. Poza tym w drugim etapie zostaną wdrożone moduły obsługujące zrównoważoną kartę wyników i tzw. pulpity menedżerskie (spełniające rolę MIS – management information systems), produkcję, controlling operacyjny oraz remonty i narzędzia. W lipcu ma być gotowa całkowita parametryzacja modułu wspomagającego i rozliczającego produkcję, który zapewni dostarczanie pełnej wiedzy o tym, co będzie produkowane, po jakich kosztach i z jakimi marżami. Wielkie nadzieje Transssytem pokłada również
w rozwiązaniu IFS Remonty i IFS Narzędziownia. Ze względu na powiększający się szybko park maszynowy w zakładzie produkcyjnym
w Woli Dalszej dzięki realizacji szeregu inwestycji rzeczowych ma to być niezwykle użyteczne narzędzie dla służb utrzymania ruchu, których głównym zadaniem ma być sprawne zarządzanie posiadanym zasobem majątkowym na rzecz wydziałów produkcyjnych.
Oczekiwane korzyści
„Wiele obiecujemy sobie po wdrożeniu pełnego modułu zarządzania produkcją – mówi Bartłomiej Barnaś. „Przepływ danych z pracowni projektowych z systemów CAD/CAM do działu przygotowania produkcji zapewni dzięki temu szybkie i właściwe opracowywanie BOM (Bill of Materials), które stanowią podstawę wszelkich zapotrzebowań materiałowych. Do tej pory było to bardzo utrudnione ze względu na niską powtarzalność naszych produktów. W związku z lawinowo zwiększającą się liczbą zamówień stawaliśmy przed coraz większymi problemami. Mamy nadzieję, że system IFS Applications usunie te niedogodności”. Dotychczasowe oprogramowanie nie uwzględniało reorganizacji firmy według modelu zarządzania projektami. Użytkownicy IFS Applications mają więc wysokie oczekiwania związane z nowym systemem. Liczą miedzy innymi na to, iż IFS Applications ułatwią dostęp do informacji np. o braku materiału do realizacji danego zamówienia, albo o tym, czy został on kupiony po wyższych kosztach niż zaplanowano. Aplikacja ma zatem spełniać rolę systemu wczesnego ostrzegania. „Już po trzech miesiącach użytkowania systemu IFS Applications mogę z łatwością określić walory wybranego przez nas rozwiązania – zapewnia Wiesław Ciechanowski. „Poziom dostępności informacji, wyszukiwania danych i możliwości raportowania, jest teraz nieporównywalnie wyższy. A taki cel przyświecał nam właśnie w chwili podejmowania decyzji o wymianie oprogramowania w naszej firmie na system klasy ERP, który zapewni integralność danych oraz umożliwi ich wprowadzanie w jednym miejscu a korzystanie przez inne służby w odrębnych obszarach kompetencyjnych. Dzięki przyjaznemu interfejsowi, już 150 naszych licencjonowanych użytkowników szybko poznaje tajniki systemu i coraz sprawniej z niego korzysta.” Wdrożenie modułu produkcyjnego będzie oznaczało obniżkę kosztów produkcji. W Transsystemie właściwa gospodarka materiałami hutniczymi jest podstawą wszelkich rozliczeń. Trzeba mieć świadomość, że cena jednej dostawy wyrobów hutniczych transportem samochodowym kształtuje się na poziomie 70-80 tys. złotych. Firma kupuje ok. 15-18 tys. ton materiału rocznie. To jest koszt stanowiący prawie 50% wszystkich kosztów ponoszonych przez Transsystem. Nawet 5% oszczędności daje więc ogromne korzyści w skali całej firmy. System IFS ma za zadanie zapewnić odpowiednie mechanizmy i procedury, umożliwiające precyzyjne analizowanie i rozliczanie materiałów. „Nasi informatycy stanowią dobry pomost pomiędzy użytkownikami systemu IFS Applications a jego dostawcą” – podsumowuje Wiesław Ciechanowski, Wiceprezes Zarządu, Dyrektor ds. Finansowych oraz Kierownik wdrożenia w firmie Transsystem. „Dzięki tak dobrej współpracy, przewiduję, że pomimo trudności wynikających
z mentalnego przestawienia się na pracę w nowym systemie wszystkich jego użytkowników jak też trudności operacyjnych, wynikających z konieczności dopasowania systemu do naszej specyfiki działalności, pełne wdrożenie IFS Applications zakończy się już z końcem bieżącego roku.”
Oprogramowanie IFS Applications
IFS Finanse
IFS Dystrybucja
IFS Produkcja
IFS Zasoby Ludzkie
IFS Płace
IFS Zarządzanie Projektami
W planach: IFS Remonty, IFS Narzędziownia 150 użytkowników
|
