|
Firma Handlowa Arge s.c. rozpoczęła działalność w 1990 r. Zajmuje się hurtowym
i detalicznym obrotem paliwami ciekłymi, olejami i akcesoriami samochodowymi.
Arge, po przekształceniach, staje się holdingiem prawa handlowego – Towarzystwo Inwestycyjne Arge jest właścicielem wszystkich, powstałych po transformacji, spółek.
FH Arge Sp. z o.o. zajmuje się w holdingu działalnością handlową w Małopolsce i na Podkarpaciu. Zarządza hurtownią paliw i gazu w Krakowie, hurtowniami olejów w Krakowie i Krośnie oraz w dwóch filiach, nowosądeckiej i oświęcimskiej. W okręgu krakowskim Arge jest jednym z większych prywatnych hurtowników paliw, a na Podkarpaciu i w Małopolsce znajduje się w ścisłej czołówce firm zajmujących się dystrybucją paliw płynnych, niezwiązanych kapitałowo z żadną z rafinerii. Drugą istotną gałęzią działalności Arge jest obrót detaliczny. Firma zarządza siecią stacji paliw w Polsce południowej, prowadząc także obrót smarami, płynami eksploatacyjnymi i częściami zamiennymi. Obroty firmy w br. powinny przekroczyć pułap 200 mln. zł.
Zanim wdrożono system
Wprawdzie wiele dziedzin działalności firmy było skomputeryzowane wcześniej,
jak np. księgowość, dystrybucja i stacje paliw, jednak ówczesny system był dość pracochłonny w obsłudze. Trudne lub wręcz niemożliwe było generowanie wielu istotnych dla prowadzenia firmy informacji. Wiele do życzenia pozostawiał także stopień integracji modułów oprogramowania wspierającego zarządzanie sferą finansową oraz dystrybucją. Krzysztof Kordeusz, prezes PHU Arge: „Mieliśmy do dyspozycji zbyt słabe, jak na nasze potrzeby, narzędzia analityczne, a częste usterki systemu i powolna praca bazy danych były jednym z argumentów przemawiających za zmianą oprogramowania. Poza tym, prowadzona wtedy reorganizacja firmy także ułatwiła podjęcie decyzji o zakupie zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie firmą.” Równolegle z reorganizacją nastąpił rozwój sieci dystrybucyjnej i intensyfikacja handlu
w posiadanych obiektach, związana z przejęciem sprzedaży detalicznej na stacjach paliw. Gwałtownie wzrosła ilość generowanych informacji i coraz wyraźniej widać było potrzebę sprawnego ich analizowania. Dotychczasowy system nie był w stanie sprostać takim wymaganiom, a śledzenie bieżącej sytuacji holdingu, wprowadzenie sprawnych mechanizmów kontroli obrotu gospodarczego, przetworzenie i bieżąca analiza dużej ilości danych stało się koniecznością. poszczególnych pakietów skierowanych do poszczególnych grup odbiorców. I tak – HemEl (elektryczność domowa) - dla klientów indywidualnych,
a np. JobbEl dla małych i średnich przedsiębiorstw. Określenie celów rynkowych pomogło Gullspang odrobić straty spowodowane utratą części dużych klientów przemysłowych.
Ale firma musiała dokonać pewnych zmian, aby obsłużyć nowy segment rynku. Po pierwsze, ta grupa jest bardziej rozproszona terytorialnie niż dotychczasowi klienci.
Po drugie, niektóre małe firmy (świetnym przykładem są tu przedsiębiorstwa budowlane) potrzebują energii w kilku różnych miejscach jednocześnie, przy czym miejsca te często się zmieniają w miarę rozpoczynania jednych i kończenia innych projektów. Wreszcie Gullspang nie posiadał skonsolidowanych danych o urządzeniach i pracownikach wszystkich trzech firm wchodzących w skład grupy, co stawiało pod znakiem zapytania elastyczność i niezawodność dostawcy elektryczności. „Posiadaliśmy dane o 400-500 turbinach i generatorachw ponad 200 różnych elektrowniach”, wspomina Bengt Olson, inżynier z Gullspang. „Informacje te znajdowały się w kilku różnych bazach danych i nikt nie był pewien ich aktualności”. Mówiąc krótko, nie było żadnej pewnej historii prac remontowych przeprowadzonych w poszczególnych elektrowniach. W wyniku tego często zdarzało się, że technicy jechali 300 km, aby zdiagnozować problem w którymś z zakładów, a następnego dnia wracali tam ponownie, ponieważ nie mieli ze sobą części niezbędnych do wykonania naprawy. Ponadto, jak mówi Olson, fragmentaryczny system informacji uniemożliwiał monitorowanie czasu pracy -
a w praktyce kosztów - personelu technicznego. Kryteria wyboru
Decyzję o zmianie systemu podjął właściciel Arge w maju 1999 r., przy okazji reorganizacji firmy. Inwestując w nowy system zdecydowano się na wybór uniwersalnego, nowoczesnego rozwiązania, niezależnego od platformy systemowo – sprzętowej,
z bazą danych w systemie Oracle. Zwracano uwagę na wiele czynników, w tym na funkcjonalność, otwartość, bezpieczeństwo przetwarzania danych oraz na istniejące
w systemie narzędzia analityczne. Dodatkowym wymogiem była modularność systemu, ułatwiająca w przyszłości jego rozbudowę. Krzysztof Kordeusz: „IFS, jako jedna z niewielu firm, wcześnie dostrzegła potrzebę lokalizacji systemu i dostosowania go do polskich warunków i przepisów. To procentuje
i po kilku latach można mieć pewność, że taki system będzie działać dobrze także lokalnie. Poza tym dużym atutem jest modularna budowa systemu. Po przejściu pierwszego, pełnego wdrożenia, dołączanie kolejnych modułów jest już na tyle niekłopotliwe, że można je wykonać w dużej części własnym siłami. Dlatego oferta tej firmy od początku była poważnie brana pod uwagę.” Wdrażanie
Wstępny etap konsultacji trwał ok. 4 miesięcy i był nadzorowany przez prezesa zarządu
i administratora sieci komputerowej. Chociaż oferta IFS zrobiła najlepsze wrażenie, ze względów ekonomicznych wybrano system proponowany przez inną, dużą firmę giełdową. Jednakże w wyniku wykonanej przez nią analizy przedwdrożeniowej, przedstawiono nam listę koniecznych prac i modyfikacji, których wartość znacznie przewyższyłaby planowany budżet, nie gwarantując jednocześnie spełnienia naszych oczekiwań. W tej sytuacji decyzję o wdrożeniu nowego systemu odłożono o rok, wracając do propozycji IFS. System IFS był w stanie wydajnie analizować duże liczby generowanych
w firmie danych gospodarczych oraz umożłiwiał prawidłowe dokumentowanie obrotu paliwami, uwzględniając zależne od temperatury przeliczniki wagowo – objętościowe. Krzysztof Kordeusz: „Wybraliśmy rozwiązania IFS Dystrybucja i IFS Finanse. Wdrażano
je równolegle, rozpoczynając proces w lipcu 2000 r., podczas bieżącej pracy firmy. Jednocześnie rozpoczęliśmy modernizację sprzętu i sieci komputerowej oraz szkolenia
i niezbędne zmiany strukturalne. Łącznie przeszkolono zespół 12 osób, dzieląc go na dwie grupy, mające w przyszłości obsługiwać finanse i dystrybucję Arge. Szkolenie prowadzili konsultanci IFS, z których pracy jesteśmy bardzo zadowoleni.” Harmonogram i tempo wdrażania ustalał zespół wdrożeniowy. Drobne odstępstwa wyniknęły głównie z powodu rozszerzenia systemu na kolejne firmy z grupy Arge,
w trakcie samego procesu wdrożenia. Wycinkowa (ze względu na ilość wprowadzanych danych) praca równoległa w obu systemach zaczęła się 1 listopada 2000 roku,
a 1 stycznia 2001 system IFS rozpoczął wspomaganie zarządzania firmą Arge
w założonym przez inwestorów zakresie. Krzysztof Kordeusz: „Normalna praca i jednoczesny udział w szkoleniach jest jednak dużym obciążeniem dla załogi, chociaż najczęściej nie ma innego wyjścia. Bardzo duże znaczenie ma powiązanie szkolenia z danymi konkretnej firmy, nawet w przypadku bazy demonstracyjnej, zawierającej dane „treningowe”. Z moich obserwacji wynika, że dopiero od momentu, gdy w szkoleniach pojawiają się rzeczywiste dane, a więc informacje znane, pracownicy zaczynają myśleć o tym, w jaki sposób wykorzystać zdobywaną wiedzę do optymalizacji swoich czynności i usprawnienia obsługi systemu. Operowanie danymi abstrakcyjnymi powoduje, że wiele informacji na temat systemu wprawdzie trafia do wiadomości słuchaczy, jednak bez większych szans na wykorzystanie ich w praktyce. Znacznie poprawiły się również nasze możliwości zapobiegania usterkom.” Wszystko to daje firmie poczucie bezpieczeństwa, niezbędne w walce o klienta.
|
