|
Elektrownia Bełchatów S.A. była otwarta na informatykę praktycznie od początku jej eksploatacji, czyli połowy lat 80-tych. Jak informuje Piotr Frączkowski, dyrektor ds. Infrastruktury i Logistyki w Elektrowni Bełchatów, przed wdrożeniem IFS Applications,
w firmie działało ponad 100 różnego rodzaju aplikacji, począwszy od dużych systemów, tj. finansowo-księgowy, czy materiałowo-magazynowy, aż po rozwiązania CAD. Prawie wszystkie aplikacje funkcjonujące dawniej w Elektrowni Bełchatów były dziełem programistów zatrudnionych w przedsiębiorstwie i działały niezależnie od siebie. Brak integracji poszczególnych rozwiązań spędzał jednak sen z powiek zarządzającym firmą. Prawdziwym problemem, a zarazem powodem rozpoczęcia poszukiwań nowych rozwiązań na zewnątrz, była niemożność poradzenia sobie z opracowaniem rozwiązania informatycznego obsługującego gospodarkę remontową. "W ciągu ponad 10 lat informatyzacji firmy radziliśmy sobie prawie ze wszystkimi problemami poza jednym. Nie byliśmy mianowicie w stanie opracować systemu, który pomógłby nam zapanować nad bardzo złożonym i kosztownym procesem gospodarki remontowej" - mówi Zdzisław Pawłowski, doradca dyrektora w Elektrowni Bełchatów. O tym, jak ważną rolę miał do spełnienia system gospodarki remontowej świadczy chociażby fakt, że przed informatyzacją tego obszaru działalności firmy, obsługa ponad
90 tys. zleceń rocznie i 100 tys. obiektów w „Bełchatowie” odbywała się ręcznie. "Ponieważ cała obsługa gospodarki remontowej odbywała się przy pomocy papierów, właściwie nie mogło być mowy o szybkim raportowaniu oraz wykrywaniu i eliminowaniu pomyłek. Stąd wdrożenie dobrego systemu informatycznego w tym obszarze było sprawą bardzo istotną" - stwierdza Krzysztof Pabich, kierownik działu kontroli i rozwoju procesów logistycznych w Elektrowni Bełchatów.
Ewolucja pomysłu
Osoby zaangażowane w proces wyboru dostawcy nowego systemu przyznają, że początkowo nie brano pod uwagę zakupu wielomodułowego systemu wspomagającego zarządzanie całym przedsiębiorstwem.
"Najbardziej palącą była kwestia gospodarki remontowej i to na niej się początkowo skupiliśmy. Dość szybko doszliśmy jednak do wniosku, że konieczne jest również wdrożenie zintegrowanego z „remontami” systemu odpowiedzialnego za gospodarkę magazynową i zaopatrzenie. Kiedy jednak zaczęliśmy się głębiej nad tym wszystkim zastanawiać, okazało się, że nie będziemy mogli wykorzystać informacji dostarczonych przez wspomniane wcześniej rozwiązanie, bez wdrożenia systemu finansowo-księgowego. I tak, zdecydowaliśmy się na wdrożenie kompleksowego systemu" - informuje Zdzisław Pawłowski. Wybór - pierwszy krok
W pierwszym etapie wyboru dostawcy do Elektrowni zgłosiło się około 30 krajowych
i zagranicznych producentów oprogramowania. Większość z nich nie miała jednak do zaoferowania swojemu potencjalnemu klientowi gotowych rozwiązań. Większość oferentów proponowała bowiem napisanie systemu gospodarki remontowej od podstaw, co – jak mówi Zdzisław Pawłowski - było nie do przyjęcia. "Projekt taki zakończyłby się prawdopodobnie wielką klapą już na etapie formułowania założeń funkcjonalnych. Dlatego postanowiliśmy kupić rozwiązanie gotowe i ewentualnie później poddać je pewnym modyfikacjom" - mówi Zdzisław Pawłowski. W efekcie na tzw. krótką listę trafiło zaledwie trzech dostawców: ICL, IFS oraz SAP. Dlaczego ostatecznie wybrano rozwiązanie firmy IFS? Przedstawiciele Elektrowni Bełchatów mówią wprost - najlepszy stosunek jakości do ceny. Nie bez znaczenia był również fakt, że jedynie IFS podjął się kompleksowej realizacji przedsięwzięcia, tzn. sprzedawał nam swój system, który zobowiązał się sam wdrożyć. Pozostali dostawcy chcieli bowiem swoją misję skończyć na sprzedaży licencji, do wdrożenia kierując partnerskie firmy konsultingowe. "Chcieliśmy uniknąć rozmycia odpowiedzialności za ewentualne problemy. Firma IFS była skłonna nasz postulat zrealizować, biorąc na siebie zarówno wdrożenie, jak i dostawę platformy sprzętowo-systemowej, czego nie zapewniły nam inne firmy" - stwierdza Zdzisław Pawłowski. W efekcie rozwiązanie zakupione przez Elektrownię Bełchatów składa się z trzech dużych systemów funkcjonalnych, które w nomenklaturze firmy IFS noszą nazwy: IFS Remonty,
IFS Dystrybucja i IFS Finanse. Na czas i w budżecie
"Mimo że IFS Applications w Elektrowni "Bełchatów" ma obecnie ponad 1,3 tys. użytkowników pierwotnie założony budżet nie został przekroczony. Udało się nam nawet wydać nieco mniej niż planowaliśmy. Oszczędności poczynione w niektórych obszarach skonsumowaliśmy jednak kupując dodatkowe usługi. Były to głównie szkolenia i szereg drobnych modyfikacji, spowodowanych dostosowaniem systemu do sprawdzonych procesów w firmie. Przez to na konsultacje wydaliśmy o ok. 20 proc. więcej niż początkowo szacowaliśmy" - informuje Piotr Frączkowski. Papier zbędny
Wdrożenie IFS Applications w Elektrowni Bełchatów nie spowodowało konieczności dokonywania większych zmian w strukturze organizacyjnej, gdyż restrukturyzację przeprowadziliśmy przed rozpoczęciem wdrożenia systemu. "Widoczne zmiany zaszły jedynie w działach odpowiedzialnych za infrastrukturę i logistykę, które przejęły znaczną część kompetencji będących wcześniej w gestii księgowości. Obyło się jednak bez redukcji zatrudnienia, ponieważ część pań zatrudnionych w księgowości wykonuje obecnie swoje zadania np. w dziale kontroli i rozwoju procesów logistycznych" - informuje Piotr Frączkowski. Mała rewolucja nastąpiła natomiast w zakresie obrotu dokumentami. Nowy system pozwolił bowiem na znaczne uproszczenie procesu obiegu dokumentów oraz praktyczne pozbycie się dokumentów papierowych w gospodarce materiałowej. "Zakładowy system kontroli dostępu, a ściślej karty wejściowe ze zdjęciami pracowników
i kodami paskowymi, będące jednocześnie naszym wewnętrznym podpisem elektronicznym, pozwoliły na niemalże zupełne wyeliminowanie dokumentów papierowych" - mówi Krzysztof Pabich. Wszechobecna ekonomia
Przed nowym systemem postawiono również spore wymagania związane z wewnętrzną organizacją spółki, polegającą na funkcjonowaniu w firmie mniejszych jednostek organizacyjnych - zakładów - i nałożenia na nie ram ekonomicznych. "Począwszy od ubiegłego roku wprowadziliśmy w firmie Wewnętrzny Rachunek Gospodarczy (WRG), dzięki któremu możemy z dość dużą precyzją określać efektywność ekonomiczną poszczególnych zakładów. Wcześniej, gdy wyniki ekonomiczne dzieliliśmy pomiędzy zakłady statystyczne, nie mieliśmy rzetelnego obrazu ekonomicznej efektywności poszczególnych części firmy. Dzięki WRG mamy orientację co do tego, które zakłady działają wydajnie - na poziomie zbliżonym do rynkowego - a które generują największe koszty" - mówi Piotr Frączkowski. W przyszłym roku zarząd Elektrowni Bełchatów chce pójść jeszcze dalej, wprowadzając
w spółce Pełny Wewnętrzny Rachunek Gospodarczy (PWRG), zakładający wzajemne fakturowanie w obrocie pomiędzy zakładami. Powstanie więc struktura, w której, przynajmniej teoretycznie, każdy z zakładów będzie osobnym przedsiębiorstwem. Informatycy odkrywcy
Specjaliści odpowiedzialni za infrastrukturę informatyczną przyznają, że ich przygoda
z IFS Applications na dobrą sprawę dopiero się zaczyna. Stąd ciągle pojawiają się nowe, często bardzo oryginalne, pomysły na wykorzystanie możliwości nowego rozwiązania.
Za przykład pomysłowości informatyków z „Bełchatowa” może służyć poradzenie sobie
z obsługą odzieży roboczej i środków higieny, do której wykorzystano… system gospodarki remontowej. "Normalnie, w systemie gospodarki remontowej obiektami zleceń są urządzenia techniczne. Natomiast żeby przyporządkować pracownikom odzież roboczą i środki higieny, to właśnie ludzie stali się „obiektami”, które obsługiwane są przez odzież roboczą itp." – opowiada Krzysztof Pabich. Ludzie najważniejsi
Niemałym wysiłkiem dla osób odpowiedzialnych za wdrożenie IFS Applications
w Elektrowni Bełchatów było wyszkolenie rzeszy około 1,3 tys. użytkowników systemu. Byli i tacy, którzy nie mieli wcześniej zbyt dużo do czynienia z komputerami. Trudność polegała nie tylko na umiejętnym przekazaniu wiedzy, ale również na zorganizowaniu cyklu zajęć dla tej liczby osób. "Czynnik ludzki nie stanowił przeszkody w trakcie wdrożenia. Większość pracowników szybko nauczyła się obsługi nowego rozwiązania. Paradoksalnie jednak najwolniej przekonywali się do nowego pracownicy mający wcześniej do czynienia ze starymi systemami, ale i oni w końcu się przełamali" – mówi Krzysztof Pabich. Z kolei Zdzisław Pawłowski, który pełnił funkcję kierownika projektu ze strony Elektrowni Bełchatów uważa, że jedną z kluczowych ról odegrał w projekcie czynnik ludzki, a ściślej relacje pomiędzy zespołami wdrożeniowymi ze strony klienta i dostawcy. "Już na początku wspólnie z kierownikiem projektu ze strony IFS Poland - Andrzejem Pasztem - porozumieliśmy się co do zadań. To Elektrownia wdraża system, a dostawca aktywnie konsultuje, pokazuje sprawdzoną sekwencję działań prowadzącą do sukcesu wdrożenia. Taki podział ról przed wdrożeniem nie był oczywisty. Początkowo ze strony Elektrowni panował pogląd, iż wdrożenie systemu jest obowiązkiem IFS - oczywiście
przy udziale klienta. Dzięki jasnemu podziałowi zadań, już na początku zarówno nasi pracownicy, jak i konsultanci z firmy IFS, jasno znali swoje obowiązki, mocniej się zaangażowali i wykazali większy entuzjazm do pracy" – mówi Zdzisław Pawłowski. Więcej informacji
Obecnie jedną z najpilniejszych kwestii związanych z informatyzacją Elektrowni "Bełchatów" jest zakup i wdrożenie systemu zarządzania zasobami sieciowymi oraz nowego rozwiązania kadrowego. "Funkcjonujący obecnie system kadrowy ma już kilkanaście lat i praktycznie nie realizuje aktualnie potrzebnych funkcji jak i współczesnych kryteriów bezpieczeństwa danych. Szukamy więc nowego systemu, który spełni stawiane wymagania" - mówi Piotr Frączkowski. W najbliższej przyszłości zarządzający Elektrownią "Bełchatów" zamierzają również zakupić i wdrożyć System Informowania Kierownictwa. "Obecnie wykorzystywane rozwiązanie jest systemem transakcyjnym i choć dostarcza nam pewien zakres statycznych raportów, pomocnych w działalności operacyjnej, potrzebujemy również bardziej zaawansowanych narzędzi, które byłyby w stanie dostarczyć zarządowi informacji potrzebnych do podejmowania decyzji strategicznych" - mówi Piotr Frączkowski. Osoby odpowiedzialne za informatykę w Elektrowni Bełchatów żartują, że na dobrą sprawę już od co najmniej roku mogliby spocząć na laurach i nie pracować dalej nad rozwojem funkcjonujących w przedsiębiorstwie rozwiązań informacyjnych. Jedno z prestiżowych pism branży teleinformatycznej – TELEINFO - uznało bowiem Elektrownię Bełchatów za najlepiej zinformatyzowane polskie przedsiębiorstwo branży energetycznej w 2001 roku. Dla kadry „Bełchatowa” jeden taki tytuł to za mało. Zapowiada się więc walka o obronę tytułu. Platforma sprzętowa
Platforma systemowo-sieciowa
|
