Bolix

Szybka wymiana informacji receptą na sukces

Wdrożenie

Wdrożony w 2001 roku system informatyczny wsparł działania operacyjne i strategiczne, co pozwoliło umocnić pozycję firmy na rynku. Kontrolujący ówcześnie 15% rynku nowoczesnych tynków, farb i systemów ocieplania budynków BOLIX zwiększył obecnie swoje udziały rynkowe do 21%, a wprowadzone właśnie rozwiązania organizacyjne 
i informatyczne mają za zadanie usprawnienie obsługi klientów i wzrost konkurencyjności.

O zmianie biznesowego schematu firmy zadecydowały względy ekonomiczne. Zredukowano do czterech lokalizacji sieć składów fabrycznych, i położono większy nacisk na wykorzystanie możliwości największej w Polsce sieci mieszalników do farb i tynków (obecnie firma BOLIX dysponuje 240 tego typu urządzeniami na terenie całego kraju). 
Dla klientów końcowych produkty marki BOLIX są dostępne u ponad 900 partnerów handlowych firmy – hurtowni, składów budowlanych, w sklepach sieci Castorama oraz poprzez firmy wykonawcze. Dzięki ro0budowanej sieci mieszalników do farb i tynków produkty marki BOLIX są dostępne praktycznie „od ręki”.

Zmiana filozofii działania firmy wymagała zmiany jej schematu organizacyjnego. Wzrosło zatrudnienie w działach handlowym i obsługi klienta, większą rolę zacząła odgrywać logistyka.

Tomasz Czub, Główny Specjalista ds. Informatyki:
„Z początkiem 2005 r. postanowiliśmy wprowadzić rozwiązania mobilne. Wśród personelu pracującego w terenie wprowadziliśmy podział na pracowników działu techniczno – handlowego (DTH) i kierowników ds. inwestycji (KI). Ci pierwsi zajmowali się hurtownikami – resellerami, drudzy zaś mieli za zadanie wyszukiwanie i opiekowanie się inwestycjami. Pełnili także rolę doradców w terenie. Odczuliśmy potrzebę szybkiego gromadzenia informacji. Poczta elektroniczna nie rozwiązywała problemu, który zaistniał. Doradcy techniczno-handlowi potrzebowali szybkiego dostępu do informacji o resellerze - jego obrotach, zadłużeniu i o stanach magazynowych. Dlatego ich wyposażono w palmtopy. Kierownicy ds. inwestycji, którzy muszą wprowadzać więcej danych do systemu, sporządzać oferty itp., wyposażeni zostali w laptopy. Mają na nich kompletną aplikację CRM. Na palmtopach ta aplikacja pracuje w wersji okrojonej. Wszyscy mogą pracować połączeni z firmą online poprzez sieć telefonii komórkowej. W przypadku braku łączności, pracują offline, a synchronizacji można dokonać w chwili pojawienia się sygnału GSM. Każdy z przedstawicieli w terenie wyposażony jest w GPS, co umożliwia ich łatwą lokalizację. Te dane także wchodzą do systemu raportowania IFS.”

Dostosować się do wyzwań rynku

W poprzednim modelu działania zamówienia klientów końcowych trafiały do jednego z 12 oddziałów, skąd przekazywano je do centrali, gdzie były podstawą wystawienia zbiorczego zamówienia produkcyjnego. Gotowe produkty, poprzez sieć oddziałów trafiały do klientów.

Obecnie zamówienia od resellerów spływają bezpośrednio do centrali firmy, gdzie automatycznie generowane są zlecenia produkcyjne i towar w zależności od woli zamawiającego może przybyć cyklicznym transportem „paletowym” – dostarczającym resellerom ich indywidualnie zamawiane towary, a w przypadkach nagłych, reseller sam może zrealizować swoje zamówienie w najbliższym z czterech magazynów fabrycznych.

Taka zmiana filozofii działania firmy wymagała przebudowy i rozwoju systemu informatycznego przede wszystkim w centrali, ale dzięki elastyczności IFS Applications, 
nie było z tym większych problemów. Dotychczas wdrożony system obsługiwał 
w ograniczonym zakresie produkcję, całkowicie sprzedaż, zawierał elementy dystrybucji – zamówienia klienta i fakturowanie, wspomagał także obsługę magazynu.

Zakres i szybkość wymiany informacji musiały ulec powiększeniu. W całości wdrożono moduł IFS Produkcja. Wprowadzono automatyczne fakturowanie, uproszczono rejestrację zamówień klienta, wprowadzono śledzenie partii oraz próbek produkowanego materiału. Wprowadzono obsługę magazynu wysokiego składowania. Wdrożono także moduły IFS Zasoby Ludzkie oraz IFS Płace. Do obsługi sprzedaży, którą niemal w całości realizują sprzedawcy w terenie, wdrożono IFS CRM.

Wdrożony w firmie system IFS Applications wykorzystuje blisko 130 osób, z czego 64 używa komputerów stacjonarnych w centrali firmy. Reszta zaś wykorzystuje urządzenia mobilne – handlowcy używają plamtopy, a tych, którzy wymagają większych mocy obliczeniowych wyposażono w komputery przenośne.

Korzyści

Dzięki zmianie biznesowego schematu działania firmy oraz dostosowaniu do niego narzędzi informatycznych firma więcej uwagi może poświęcić na swoją działalność podstawową – produkcję. System śledzenia partii materiałów i próbek, powiązany z produkcją pozwolił znacząco zmniejszyć liczbę reklamacji.

Automatyczna kontrola stanów magazynowych spowodowała wzrost płynności towarów 
i umożliwiła zmniejszenie zapasów do rzeczywiście niezbędnego minimum, a czas magazynowania uległ dwukrotnemu skróceniu. 

Oba rozwiązania – organizacyjne i informatyczne zaowocowały przede wszystkim skróceniem czasu realizacji zamówienia. Wynosi on średnio 72 godziny, chociaż zdarza się, że dla typowych „ekspresowych” zamówień bywa krótszy o połowę. Ponadto, firma BOLIX gwarantuje realizację zamówienie w ciągu 96 godzin.

Plany

Tomasz Czub:
„Zmiana biznesowego modelu działania firmy mobilizuje nas do poszukiwania nowych, skutecznych rozwiązań umożliwiających przyspieszenie przepływu informacji 
i usprawnienie naszej pracy. W coraz większym stopniu wykorzystujemy Internet – już obecnie wielu pracowników może logować się na sewerach firmy. W niedalekiej przyszłości chcemy wdrożyć w pełni bezpieczny internetowy dostęp do zasobów naszej firmy. Aktualnie, systematycznie wyposażamy doradców techniczno-handlowych w laptopy, mające docelowo zastąpić urządzenia PDA. Jest to związane z rozszerzeniem ich zakresu obowiązków i – co za tym idzie – z większą liczbą informacji, z którą muszą pracować.”

Oprogramowanie

IFS Finanse
IFS Dystrybucja
IFS Produkcja
IFS Zasoby Ludzkie
IFS Płace
IFS Remonty
IFS CRM

Platforma systemowo - sprzętowa

Serwer HP L3000 pod kontrolą Unix do obsługi bazy danych Oracle 8i
Serwer HP LC2000 pod kontrolą Windows 2000 do obsługi aplikacji
Starsze modele komputerów pracują w środowisku MS Terminal-Server (w miarę zakupu nowszego sprzętu, powiększa się liczba użytkowników Windows 2000)
Obecnie system wykorzystuje 64 stacjonarnych użytkowników w centrali i ok. 60 mobilnych użytkowników w terenie – część wyposażonych w palmtopy, cześć zaś 
w laptopy