Gdańskie Zakłady Nawozów Fosforowych
Historia GZNF „Fosfory” rozpoczęła się w 1912 roku, gdy utworzono zakład zajmujący się produkcją kwasu siarkowego i całej gamy soli nieorganicznych. Po zniszczeniach wojennych, odbudowany w 1969 r. do pierwotnego swojego kształtu, zakład rozpoczął wytwarzanie nawozów fosforowych, które po pewnym czasie zdominowały jego produkcję. W okresie transformacji ustrojowej dokonano rewizji strategii rozwoju zakładu, zmienił się jego status prawny i w 1995 roku, w drodze prywatyzacji kapitałowej, powstały Gdańskie Zakłady Nawozów Fosforowych „Fosfory” Sp. z o.o.
|
|
 |
Rynkowa oferta sprzedaży wzbogaciła się o nowoczesne nawozy wieloskładnikowe. Zakłady oferują również najwyższej jakości kwas siarkowy na potrzeby przemysłu. Fosfory zajmują się także działalnością usługowo – spedycyjną w zakresie przeładunku towarów masowych płynnych i sypkich, dysponują nadbrzeżem przeładunkowym (Chemików) mogącym obsługiwać statki o ładowności ok. 30 tys. ton. Zakład, zatrudniając 450 osób, zanotował w 2002 r. przychód netto ze sprzedaży blisko 140 mln zł. Obecnie Gdańskie „Fosfory” kontrolują 13% polskiego rynku nawozów wieloskładnikowych.
Przyspieszyć przepływ informacji
Większość obszarów aktywności gospodarczej firmy była wcześniej zinformatyzowana, jednak systemy, jakich używano, nie były ze sobą powiązane. Ze wzrostem aktywności gospodarczej rozpoczęły się kłopoty typowe dla narzędzi informatycznych o takiej strukturze – wielokrotne wprowadzanie tych samych danych i usuwanie związanych z tym błędów zajmowało zbyt wiele czasu, a brak integracji ograniczał dostęp do zgromadzonej informacji. Na powolną pracę całości wpływała także stosunkowo duża liczba doraźnych narzędzi: arkuszy kalkulacyjnych i szczątkowych baz danych, dorabianych ad hoc,
w miarę potrzeb użytkowników. Produkcja i działalność usługowa rozwijały się i coraz trudniej było zapanować nad bieżącą kontrolą rosnącej liczby kontrahentów i faktur. Sytuację taką przewidywano już wcześniej, umieszczając w planach strategicznego rozwoju firmy zapis o konieczności wprowadzenia zintegrowanego systemu informatycznego.
|
|
|
Poszukiwanie antidotum
Opracowując założenia strategii firmy, zdawano sobie sprawę z tego, że bieżące problemy znikną po udoskonaleniu modelu zarządzania, oparciu go na wiarygodnej, szybko dostępnej informacji, co pozwoli na podejmowanie decyzji obarczonych mniejszym prawdopodobieństwem ryzyka. Aby to osiągnąć należało wprowadzić zintegrowany system informatyczny, jedną bazę danych, w której informacje zapisywane byłyby jeden raz, w miejscu ich powstawania. Spośród dostawców prezentujących swoje systemy IFS wypadł najlepiej. Za IFS Applications przemawiała metodologia wdrażania, a także elastyczność systemu
i możliwość stopniowej rozbudowy, w miarę pojawiających się nowych potrzeb. Wdrożenie
W projekcie zmian uwzględniono optymalizację rachunkowości zarządczej, zabezpieczenie przed wahaniami rynku, uporządkowanie zaopatrzenia, sprzedaży oraz docelowo optymalizację gospodarki remontowej. W ramach projektu były informatyzowane dwa obszary: logistyczno – dystrybucyjny
i finansowy. Zgodnie z metodologią AIM (Applications Implementation Methodology) stosowaną przez IFS, projekt wdrożenia firmy podzielono na cztery fazy. - Faza inicjalizacji – ukonstytuowanie się komitetu sterującego i zespołów projektowych. Powstał dokument jakości projektu, w którym spisano wszystkie najważniejsze elementy – sposoby komunikacji, obrotu dokumentów projektowych, sposoby odbioru poszczególnych etapów.
- Faza tworzenia dokumentu koncepcji systemu – powstanie modelu działania Fosforów w ramach systemu informatycznego. Przeprowadzenie analizy biznesowej
w oparciu o wiedzę zdobywaną podczas kolejnych wdrożeń i o najlepsze wdrożone dotychczas rozwiązania, z wykorzystaniem IFS Business Modeler. Dokument powstawał we współpracy z zespołami wdrożeniowymi Fosforów. Rzeczywiste procesy gospodarcze zostały porównane z procesami obsługiwanymi przez aplikacje, co pozwoliło określić elementy wymagające modyfikacji. - Faza przygotowania systemu – realizacja koncepcji systemu, zapisy zyskują postać materialną. Zespoły projektowe i konsultacyjne dokonują parametryzacji systemu, realizowane są modyfikacje, tworzone interfejsy i raporty. Powstaje sparametryzowany system z gotowymi interfejsami i raportami. W tej fazie następuje również szkolenie wiodących użytkowników.
- Faza rozruchu systemu – testy końcowe, szkolenia użytkowników końcowych, zastąpienie starego systemu nowym. Podczas wdrażania dokonano kilkunastu zmian (modyfikacji). Niektóre dotyczyły zgodności z ustawą o rachunkowości, reszta zaś obejmowała potrzeby raportowe i inną prezentację danych w interfejsie użytkownika. Praca równoległa, w wielu przypadkach nie zawsze ma sens, bowiem często trudno jest porównywać pracę starego systemu, opierającego się na szczątkowej informacji z nowym, przy czym najczęściej różnią się one np. planami kont. Dopiero normalna eksploatacja nowego systemu precyzyjnie pozwoli wyłapać wszystkie błędy.
Szybciej, sprawniej, dokładniej
Przyjęta metodologia AIM wykluczała przypadkowe kontakty między członkami zespołu
i gwarantowała płynność działania. Dzięki temu prace przebiegały szybko, bez zbędnych dyskusji i opóźnień. Eksploatacja rozpoczęła się z końcem 2001 roku. System gromadzi informacje, które wykorzystywane we właściwy sposób przynoszą wymierne korzyści użytkownikom. W Fosforach wykorzystuje się różne przekroje raportów, kontrolując sprzedaż, dystrybucję, relacje z odbiorcami, rachunki, salda, co daje pełną kontrolę finansów. Moduł IFS Finanse umożliwia także automatyczne rozliczanie kosztów, wykonując raporty na bieżąco. Poprzednio zajmowało to służbom finansowym kilka dni. Użytkownicy co pewien czas sami odkrywają, co można jeszcze zautomatyzować,
a to znaczy, że system żyje, jest potrzebny i stale będzie rozwijany. Narzędziem, jakim dysponują jest generator raportów „Crystal Reports”, pozwalający samodzielnie generować różnego rodzaju raporty i zestawienia. W firmie obecnie wdrażany jest system IFS Remonty. Planowany jest także upgrade systemu do wersji 2003. Platforma systemowo-sprzętowa
IBM RS/6000, system operacyjny AIX,
Stacje robocze IBM Oprogramowanie
IFS Applications
IFS Finanse
IFS Dystrybucja
Wkrótce IFS Remonty
System baz danych Oracle
|
