|
Od czasu wdrożenia IFS Applications™ Hafslund znacznie usprawnił swoje przepływy zadań i procedury administracyjne. Szybsze i dokładniejsze raportowanie, a także możliwość monitorowania procesów o znaczeniu krytycznym i zarządzania nimi dały w efekcie znaczące oszczędności czasu oraz kosztów i umożliwiły spółce realokację środków na poprawę obsługi klientów.
Wyzwanie
Jak wiele innych firm tej wielkości i o takiej historii pełnej fuzji, przejęć i zmian organizacyjnych, Hafslund dysponował całą gamą systemów i procesów roboczych, które na dłuższą metę wymagały zbyt wielu zasobów, by mogły efektywnie funkcjonować
i sprostać wyzwaniom stojącym przed nowoczesnym przedsiębiorstwem. Dag Akselsen, odpowiedzialny w firmie Hafslund za systemy ERP, wyjaśnia: "Nadszedł wreszcie czas na uporządkowanie infrastruktury IT. Ta mieszanina systemów była nie do obrony w dłuższej perspektywie czasowej". Rozwiązanie
Hafslund rozpoczął intensywny proces poszukania dostawcy rozwiązania, koncentrując się na początku na systemie finansowym, który byłyby dostosowany do jego specyfiki działania. W wyniku wstępnej analizy poszukiwania rozszerzono o kompletny system zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Po wnikliwej analizie rynku, oraz po sporządzeniu krótkiej listy obejmującej najbardziej liczących się na świecie dostawców, Hafslund ostatecznie wybrał IFS. Jak mówi Morten Lie, dyrektor ds. informatyki w Hafslund
"IFS dysponował najlepszą funkcjonalnością i dodatkowo miał te zaletę, że operuje również w Norwegii". Inne czynniki, które przemówiły na korzyść IFS, to: dobre referencje, wieloletnie doświadczenie w dostarczaniu rozwiązań dla przedsiębiorstw użyteczności publicznej oraz kompetentny personel. Wdrożenie
Jednym z głównych czynników, które przyczyniły się do pomyślnego wdrożenia, były przygotowania, jakie Hafslund poczynił wcześniej. We współpracy z IFS spółka oceniła wymogi wdrożenia i przydzieliła do realizacji projektu taką ilość zasobów, by przebiegał on bez zakłóceń. Na początek IFS wyszkolił grupę "superużytkowników" spośród pracowników Hafslund. Taki transfer wiedzy i umiejętności spowodował większą niezależność Hafslund od IFS, zmniejszył też zapotrzebowanie na usługi konsultacyjne IFS. Jak podkreśla Morten Lie, rola IFS "była bardziej rolą innowatora lub animatora". „Superużytkownicy” przejęli następnie zadanie szkolenia reszty użytkowników
z wykorzystaniem w dużej mierze sytuacji bazujących na rolach, by dostosować szkolenie do rzeczywistych potrzeb w sposób tak realistyczny, jak tylko to możliwe. Całe wdrożenie trwało około pięciu miesięcy. Korzyści
Po wdrożeniu IFS Applications Hafslund radykalnie zwiększył szybkość i jakość raportowania. Poprzednio stosowane oprogramowanie było tak nieefektywne, że do zamknięcia ksiąg za dany miesiąc potrzeba było nawet ponad 60 dni. Obecnie, przy zastosowaniu IFS Applications, dokładne raporty miesięczne dostępne są już najpóźniej
10 dnia miesiąca. Oznacza to, że zarząd uzyskał szybszy dostęp do informacji o istotnym znaczeniu dla przedsiębiorstwa, może łatwiej analizować wyniki i jest na bieżąco informowany o problemach w sposób, jaki wcześniej był niemożliwy. Nie mniej ważne jest to, że dzięki szybkości i dokładności IFS Applications Hafslund mógł wyeliminować duże koszty wiążące się z opóźnieniami raportowania. Dużo łatwiejsze stało się monitorowanie krytycznych przepływów w przedsiębiorstwie i zarządzanie nimi. Chodzi m.in. o zaopatrzenie, zlecenia, inwestycje i usługi. Zapobiega to powstawaniu wąskich gardeł - na przykład w płatnościach na rzecz dostawców czy w budżetach inwestycji - i generalnie usprawnia koordynację wszędzie tam, gdzie jest to potrzebne. Efektem są ogromne oszczędności czasu i pieniędzy, a także znaczące usprawnienie zarządzania działalnością. Inna korzyść polega na tym, że raportowanie czasu pracy odbywa się bezpośrednio do systemu, co radykalnie zmniejsza uciążliwy proces obróbki i ręcznego wprowadzania danych z kart pracy i pozwala jednocześnie wyeliminować ryzyko pomyłek związanych
z ręcznym przesyłem danych. Zaangażowany tu dotychczas personel mógł być w związku z tym wykorzystany w inny sposób, co przyczyniło się do poprawy poziomu obsługi klientów. IFS Applications to doskonałe narzędzie do rozwiązywania problemów organizacyjnych związanych z fuzjami, podziałami i outsourcingiem. W roku 2002 Viken Energinett AS, zatrudniający 800 pracowników, połączył się z Ostnett i Hafslund, tworząc Hafslund ASA
z ponad 2 000 pracowników. Elastyczność rozwiązania ułatwiła dodanie i skonfigurowanie nowych firm i lokalizacji, restrukturyzację danych personalnych i organizacyjnych, a także konfigurację systemu z danymi pochodzącymi z nowych firm. Zarówno Dag Akselsen, jak i Morten Lie są przekonani, że system przyniesie dalsze korzyści:
"IFS Applications to doskonałe rozwiązanie B2B. Umożliwia zintegrowane zakupy elektroniczne i elektroniczne fakturowanie, a także zapewnia bezproblemową współpracę naszych różnych firm. Upoważniony personel jednej firmy ma dostęp do dokumentacji drugiej firmy i nie wymaga to żadnych dokumentów papierowych. Nasze spółki zależne mogą występować pod wspólnym szyldem wobec partnerów zewnętrznych”. Elektroniczne fakturowanie znakomicie usprawniło trudny problem zarządzania fakturami, gdyż zawiera funkcję kojarzenia faktur z oryginalnymi dokumentami zamówienia, a także przyśpiesza proces wykrywania nieprawidłowości. Na koniec warto dodać, że Hafslund wdrożył również IFS/Profilaktyka™. Dzięki temu komponentowi system automatycznie generuje zlecenia robocze, gdy jest planowana konserwacja, przez co praca staje się bardziej wydajna, a jej koszt - niższy. Oprogramowanie
IFS Finanse™
IFS Remonty™
IFS Dystrybucja™
IFS Zasoby Ludzkie™
IFS Zarządzanie Projektem™
|
