Heaven Hill Distilleries

Heaven Hill usprawnia realizację zamówień dzięki IFS Applications

Gdy stary system już nie wystarcza

Po dokonaniu przeglądu procesów biznesowych w październiku 2002 roku, kierownictwo Heaven Hill uświadomiło sobie, że firmie potrzebny jest nowy, lepszy system informatyczny.

„Nasza firma wyrosła ze starego systemu informatycznego. Został on tak mocno skastomizowany, że tylko jeden człowiek – nasz szef IT – mógł udzielić wsparcia użytkownikom” – mówi Allan Latts, Dyrektor ds. Planowania w Heaven Hill. „Uważaliśmy, że ze względu na ekspansję przedsiębiorstwa potrzebujemy nowej platformy wspierającej zarówno naszą obecną działalność jak i – co ważniejsze – nasze przyszłe plany rozwojowe”.

Badając możliwości funkcjonującego systemu, Allan Latts i zespół powołany do jego oceny uświadomili sobie, że ma on słabe strony w kilku dziedzinach: planowania zapotrzebowań materiałowych (MRP); produkcji, planowania i harmonogramowania oraz zarządzania materiałami.

„Nie mieliśmy systemu do standardowego kosztorysowania, brak było też systemu automatycznie śledzącego surowce. Wszystkie te prace wykonywano ręcznie”, – mówi Allan Latts, „Stary system obejmował głównie etapy od wprowadzania zamówień i księgowania po zarządzanie zapasami wyrobów gotowych. Chcieliśmy wykorzystać nowe narzędzia dostępne w najnowszych systemach wspomagających zarządzanie przedsiębiorstwem (ERP), zarówno po to, by zwiększyć efektywność naszych procesów, jak i zautomatyzować część prac nadal realizowanych ręcznie”.

Poszukiwanie zintegrowanego rozwiązania

Produkcja wyrobów spirytusowych stanowi na pierwszy rzut oka kombinację produkcji procesowej (destylacja) i dyskretnej (butelkowanie). Jednak w odróżnieniu od rafinacji, strona procesowa jest bardziej zorientowana na produkcję w partiach niż w trybie ciągłym. Dokonując przeglądu systemów ERP, Allan Latts zauważył, że wielu dostawców tych rozwiązań niezbyt dobrze zdawało sobie sprawę ze specyfiki produkcji Heaven Hill.

„Kiedy analizowaliśmy oferty różnych firm, każda mówiła, że zajmujemy się produkcją procesową i potrzebujemy rozwiązania opracowanego pod kątem potrzeb tej branży”, – wyjaśnia Latts. „Jednak po głębszym rozpoznaniu okazywało się, że więcej korzystamy ze struktur, marszrut i zleceń roboczych niż receptur i funkcji związanych z produkcją procesową.”

Aby móc wybrać dostawcę systemu, firma Heaven Hill stworzyła kwestionariusz zawierający listę wymagań stawianych rozwiązaniu i wysłała go do kilku dostawców systemów klasy ERP. Ponadto, konsultanci z Deloitte & Touche pomogli jej w dokonaniu oceny systemów. Na podstawie nadesłanych odpowiedzi, Heaven Hill wytypowało firmy, które miały dokonać prezentacji swoich systemów. Następnie w paśdzierniku 2002 roku, Heaven Hill wybrało system wspomagający zarządzanie firmy IFS, podając kilka powodów tej decyzji.

„Jednyn z powodów, dla których rozwiązanie IFS było dla nas tak atrakcyjne, był szeroki zakres funkcjonalności systemu obejmujący: MPR, standardowe kosztorysowanie, zarządzanie magazynem i księgowość – wszystko, co zamierzaliśmy wdrażać. Podobało nam się, że możemy kupić tylko te moduły, które są nam potrzebne, a dodatkowe dokupić dopiero póśniej. Duże wrażenie zrobił na nas także interfejs użytkownika i poziom technologiczny rozwiązań oferowanych przez IFS”, – stwierdza Allan Latts.

Wdrożenie rozwiązania

Od momentu dokonania wyboru do zakończenia wdrożenia w maju 2003 roku, zespoły wdrożeniowe IFS, Deloitte & Touche i firmy Heaven Hill współpracowały ze sobą w celu uruchomienia systemu. Zasługi za pomyślne wdrożenie Allan Latts przypisuje zwłaszcza kluczowym osobom w Heaven Hill, które poświęciły czas, skupiając się na wsparciu tego projektu. Jeszcze zanim zakończyło się wdrożenie, firma wiedziała, jak musi zmodyfikować swoje procesy, by osiągnąć zamierzone korzyści i zwiększyć efektywność.

Realizacja wymiernego zwrotu

Po roku doświadczeń, firmie Heaven Hill udało się uzyskać wymierny zwrot z inwestycji w nowy system. Zapasy wyrobów gotowych spadły znacznie – nawet o 20 procent – a system MRP pomaga zaplanować osobom podejmującym decyzję, kiedy należy uruchomić produkcję poszczególnych wyrobów.

„W Stanach Zjednoczonych możemy zgodnie z prawem sprzedawać nasze produkty wyłącznie dystrybutorom, a nie sklepom detalicznym czy barom”, – mówi Allan Latts. „Klientom tym zapewniamy szeroką ofertę magazynowania. Nowy system pozwolił poprawić planowanie i usprawnić zdolności operacyjne przedsiębiorstwa. Dzięki temu udało nam się skrócić czas potrzebny na realizację zamówień o 30 procent.”

Heaven Hill posiada drugi pod względem wielkości skład bourbona z Kentucky, w którym dojrzewa jednocześnie ponad 650 000 beczek trunku. Przedsiębiorstwo wytwarza setki różnych marek wyrobów spirytusowych a w jego składach znajduje się tysiące jednostek magazynowych.

„Naszym celem było usprawnienie produkcji. Konieczne było dopasowanie poziomu zapasów do zdolności produkcyjnych i możliwości przestawienia linii na wytwarzanie innego produktu tak, aby wszystko było zrobione na czas”, – dodaje Allan Latts.

Heaven Hill operuje kilkoma różnymi kształtami butelek, wieloma rodzajami alkoholi i setkami różnych etykiet. Korzystając z możliwości systemu IFS, Heaven Hill mogło dostroić proces harmonogramowania oraz zoptymalizować proces produkcji. Przedsiębiorstwo może teraz tworzyć raporty wykorzystujące różne zmienne oraz ustalać harmonogram zleceń produkcyjnych w optymalnej kolejności, tak aby ograniczyć do minimum czas potrzebny na przestawienia linii.

Odkrywanie nowych możliwości

Z biegiem czasu użytkownicy odkryli w systemie IFS funkcjonalności, których nie doszukali się wcześniej.

„Podczas szkolenia związanego z uruchomieniem systemu, skupiliśmy się na podstawowych aspektach aplikacji. Z czasem zauważyliśmy, że można zajrzeć bardziej w głąb systemu i dowiedzieć się więcej o tym, co jest w nim dostępne.”

Na przykład, firma ostatnio zaczęła używać funkcję „dostępne do zaoferowania” (ATP). Korzystając z tej funkcji, można uzyskać informacje o zapasach lub planowanej produkcji bezpośrednio po wprowadzeniu zamówienia. Umożliwia to Heaven Hill wcześniejsze powiadomienie klienta w przypadku, gdyby zaistniał problem z terminową realizacją zamówienia.

„Dopiero zaczynamy zdawać sobie sprawę ze wszystkich korzyści płynących z wdrożenia nowoczesnego systemu ERP”, – dodał Allan Latts. „Cieszymy się wiedząc, że w miarę jak nasze przedsiębiorstwo rozwija się i rozbudowuje, system IFS będzie się rozwijać wraz z nami, pomagając nam w dalszym podnoszeniu efektywności i usprawnianiu działania naszej firmy”.

„Nowy system pozwolił poprawić planowanie i usprawnić zdolności operacyjne przedsiębiorstwa. Dzięki temu udało nam się skrócić czas potrzebny na realizację zamówień o 30 procent.”