|
Oczywiście dla Jönköping Energi była to również szansa wykorzystania swoich doświadczeń poza tradycyjnym obszarem działania. Aby sprostać wszystkim tym wyzwaniom firma zwróciła się do IFS o przedstawienie rozwiązania mogącego zoptymalizować główne procesy przedsiębiorstwa. Dzięki wdrożeniu systemu IFS Zarządzanie Usługami,
który umożliwia szybsze i bardziej bezpośrednie raportowanie, a także tworzy pełne repozytorium aktualnych informacji, Jönköping Energi uzyskała znaczące korzyści. Nie potrzebna jest już rozbudowana administracja, co powoduje dużą oszczędność czasu
i funduszy, a zarząd firmy uzyskał narzędzie, pozwalające na monitorowanie finansów firmy od poziomu projektu do poziomu całej korporacji.
Wyzwanie
Problemy, z którymi zmagała się Jönköping Energi wcale nie były wyjątkowe. Jak wiele innych przedsiębiorstw firma była w posiadaniu różnych systemów, z których każdy obsługiwał niewielki wycinek jej działalności i funkcjonował w zupełnym oderwaniu
od pozostałych. Niezwykle trudno było pozyskać dane statystyczne niezbędne przy podejmowaniu decyzji, a podsumowanie poszczególnych projektów mogło zająć tygodnie,
a nawet miesiące. Istniało również duże ryzyko wprowadzenia nieprawdziwych danych, bowiem raporty z projektów przechodziły przez bardzo wiele rąk, zanim zostały oficjalnie zarejestrowane. Raportowanie ręczne było w dodatku niezwykle czasochłonne. Dodatkowym problemem było nieprzystosowanie istniejących systemów do wejścia
w rok 2000. Rozwiązanie
Od 1995 roku firma zapoznawała się z różnymi systemami w poszukiwaniu rozwiązania swoich problemów. Ostatecznie, z kilku powodów wybór padł na IFS. Po pierwsze, Jönköping Energi znała już jakość rozwiązań IFS, ponieważ stosowała jedną z wczesnych wersji systemu IFS Remonty. Po drugie, system okazał się bardzo przyjazny dla użytkownika. Wreszcie, IFS prezentował największe doświadczenie w branży energetycznej dostarczając rozwiązania remontowe dla elektrowni nuklearnych. Rozwiązanie IFS Zarządzanie Usługami łączyło w sobie elastyczność i otwartość
z doskonałymi możliwościami zarządzania projektem, a ponadto było w pełni zintegrowane z systemem finansowym. Dokonując wyboru firma miała świadomość, że system sprosta również nowym wyzwaniom w przyszłości. Wdrożenie
Jönköping Energi składa się z dwóch zakładów, z których jeden zajmuje się produkcją
i dystrybucją energii elektrycznej, a drugi dostarcza ciepło lokalnym odbiorcom. System został wdrożony najpierw w elektrowni. Wdrożenie trwało 12 miesięcy i zostało zakończone w kwietniu 1999 r. Po zakończeniu szkoleń przeprowadzanych zarówno w IFS jak
i u klienta, w trakcie właściwego wdrożenia pojawiło się bardzo niewiele problemów. Jak wyjaśnia Hakan Stigmarker, prezes Jönköping Energi: „IFS dobrze nas przygotował wyjaśniając potencjalne trudności w tego typu projektach i konieczność szkoleń”. Zaś Tor Erlandsson, kierownik projektu dodaje: „Nasza współpraca z IFS układała się bardzo dobrze, byliśmy dla siebie partnerami i każda ze stron wychodziła naprzeciw oczekiwaniom drugiej”. Elastyczność systemu uwidoczniła się w pełni po rozpoczęciu wdrożenia w zakładzie ciepłowniczym. Przy użyciu IFS Business Modeler zostały zdefiniowane podstawowe procesy i przydzielone role. W rezultacie wdrożenie było
o wiele krótsze. Thomas Samuelsson, kierownik projektu w zakładzie ciepłowniczym nie szczędzi wyrazów uznania dla zespołu wdrożeniowego IFS i jego metodologii: „Wszyscy wiemy jak bardzo dzisiaj są zajęci ludzie z branży IT, ale zespół IFS był zawsze dostępny, kiedy ich potrzebowaliśmy. Intensywne szkolenia przyniosły bardzo dobre rezultaty, zapobiegły opóźnieniom i powstawaniu luk w wiedzy, będących nieodłącznym elementem przeciągających się projektów”. Korzyści
Korzyści można obserwować na różnych poziomach. Obecnie Jönköping Energi może znacznie lepiej monitorować koszty projektów. Zwłaszcza projekty związane z lokalną siecią grzewczą bywają bardzo skomplikowane i w dużym stopniu nieprzewidywalne. Dzięki IFS Applications element niepewności został znacznie zredukowany, gdyż koszty można prześledzić na dużo głębszym poziomie, uzyskując o wiele bardziej precyzyjne dane. Ponadto technicy serwisowi sami wprowadzają do systemu swój czas pracy
i pieniądze. Podobnie faktury można rejestrować bezpośrednio, redukując nakłady
na administrację. Ale są również inne, bardziej długofalowe korzyści. Dokładniejsze dane umożliwiają lepszą kontrolę. Jak to ujął Prezes Hakan Stigmarker: „Szybkość i jakość informacji ma krytyczne znaczenie. W chwili obecnej uzyskaliśmy narzędzie monitorowania od poziomu projektu aż po szczebel korporacji, co pozwala nam szybciej uczyć się na własnych błędach. Im prędzej je dostrzegamy, tym prostsza i tańsza jest ich korekta”. Poprawia
to również znacząco jakość planowania. Jest wreszcie jeszcze jedna korzyść, która nie umknęła uwadze Jönköping Energi. Ponieważ wszystkie moduły rozwiązania IFS Zarządzanie Usługami mogą być dostępne poprzez Internet, sporządzanie raportów
w systemie nie wymaga obecności w biurze. Oprogramowanie
IFS Zarządzanie Usługami,
IFS Projekt. Platforma sprzętowa
Serwer bazy danych:
SUN Enterprise 450, 2 procesory Ultra SPARC 11, pamięć RAM 768 MB,
2 wbudowane napędy dyskowe 4 GB z mirroringiem,
5 dysków 4GB w macierzy RAID.
|
