Kettle Foods Ltd.

Kettle Foods zwiększyło elastyczność i efektywność dzięki IFS Applications

Tradycyjnym systemom brakowało elastyczności

Brytyjski oddział Kettle Foods powstał jako niewielkie przedsiębiorstwo, jednak szybko się rozwija. W pewnym momencie okazało się, że firma prowadzi zakrojoną na szeroką skalę działalność korzystając z kilku systemów - wspierających finanse i obsługę zamówień - bazujących na arkuszach kalkulacyjnych. 

Systemy te nie były ze sobą zintegrowane, a brak centralnej kontroli przekłada się na brak elastyczności. Ponadto w wyniku dublowania zadań pojawiały się błędy i dochodziło do marnotrawienia zasobów. Aby wyjść naprzeciw rosnącym wymaganiom związanym 
z rozwojem przedsiębiorstwa konieczna była poprawa efektywności działań i zwiększenie elastyczności.

IFS zapewnił elastyczność i potencjał wzrostowy

Kettle Foods potrzebowało zintegrowanego, przyjaznego dla użytkownika systemu, wymagającego jak najmniejszych nakładów na szkolenia. Musiał to być system elastyczny, zdolny obsłużyć potencjał wzrostu firmy oraz wspierający podejmowanie decyzji na podstawie wiarygodnych, dokładnych i błyskawicznie dostępnych informacji.

Wdrożenie rozłożono na dwa etapy. W pierwszym wdrożono moduły odpowiedzialne za finanse, przetwarzanie zamówień, zarządzanie magazynem oraz zakupy. W drugim etapie dodano planowanie popytu oraz zarządzanie zasobami ludzkimi i materiałowymi. 
O wyborze IFS zadecydowały dwa czynniki: modułowa architektura rozwiązań, dzięki której system jest elastyczny i łatwy w użyciu oraz interfejsy pozwalające na łatwą integrację z systemami zewnętrznymi.

Rekordowo szybkie wdrożenie

Ponieważ priorytetowym zadaniem było zrozumienie procesów firmy, Kettle Foods oddelegowało do współpracy z konsultantami IFS zespół pracowników reprezentujących wszystkie kluczowe działy w firmie. Członkowie zespołu, którzy mieli równie prowadzić szkolenia, okazali się bardzo kompetentni i umiejętnie motywowali przyszłych użytkowników systemu.

„Projekt przebiega niezwykle sprawnie, dzięki czemu system udało się uruchomić już po czterech miesiącach od rozpoczęcia wdrożenia”, mówi Lyn Daplyn, Dyrektor Finansowy Kettle Foods, „To zasługa członków zespołu wdrożeniowego Kettle Foods, którzy - podobnie jak konsultanci IFS - wykazali się wielkim zaangażowaniem, poświęcając na projekt 70 - 80 procent swojego czasu.” Nie bez znaczenia było też powołanie Koordynatora ds. Zarządzania Łańcuchem Dostaw, któremu powierzono prowadzenie projektu. W efekcie osiągnięto główny cel wdrożenia – poprawę dotychczasowego poziomu obsługi klienta, 
a dzięki zaangażowaniu pracowników pierwszy etap zakończono w rekordowo krótkim czasie.

Lepszy podgląd informacji i sprawniej przebiegające procesy

Decyzje podejmowane w Kettle Foods opierają się teraz na precyzyjnych danych, 
które nigdy dotąd nie były tak łatwo dostępne. Informacje dotyczące stanu magazynu, wierzycieli, dłużników, czy sytuacji finansowej mogą być bez problemu udostępnione każdemu użytkownikowi, a ponadto zadbano o ich spójność w ramach wszystkich funkcji. Niezależnie zatem od tego, czy zapytanie wysyła przedstawiciel obsługi klienta, czy pracownik działu finansowego, system korzysta z tych samych danych, zaś użytkownik może analizować sytuację z różnych punktów widzenia. 

„Naszym priorytetem jest obsługa klienta, a IFS umożliwia nam szybkie i dokładne gromadzenie informacji”, mówi Lyn Daplyn, „Sprawozdania finansowe spływają teraz znacznie szybciej. Wcześniej opracowanie sprawozdania dla Zarządu zajmowało tygodnie. Teraz są one dostępne 10-go dnia miesiąca, a dążymy do tego, by były gotowe nawet 4 - 5 dni wcześniej”. 

Szybsza dostępność raportów oznacza, że przedsiębiorstwo ma więcej czasu na ich analizę i przekazanie odpowiednim osobom. Udało się zaoszczędzić wiele czasu, który wcześniej poświęcano na utrzymanie starych systemów i ręczne sporządzanie raportów. Czas ten wykorzystywany jest teraz w nowych projektach związanych z dynamiczną ekspansją firmy. Kultura organizacyjna Kettle Foods kładzie duży nacisk na rozwój pracownika, 
a system IFS otworzył nowe możliwości w zakresie kariery zawodowej.

Wdrożenie rozwiązania IFS okazało się niezwykle efektywne pod względem kosztów. Chociaż realizacja projektu pochłonęła wiele czasu, to i tak system IFS Applications uznano za najłatwiejszy i najtańszy we wdrożeniu. Teraz, kiedy system już na dobre okrzepł, użytkownicy szukają sposobów na usprawnienie codziennej działalności, co doprowadziło do powstania nowych, bardzo użytecznych raportów.

Usprawniono procesy. Wiele prac wykonał zespół wdrożeniowy w ramach przygotowań do spotkań z konsultantami IFS, jednak firma przekonała się, że rygory narzucone przez system IFS pomogły w identyfikacji procesów wymagających poprawy i ich usprawnieniu. Wyeliminowano część bardzo pracochłonnych zadań, ku zadowoleniu pracowników, którzy mogą teraz bardziej efektywnie spożytkować czas pracy. Dzięki temu wdrożenie systemu informatycznego IFS przyczyniło się do zwiększenia motywacji pracowników przedsiębiorstwa.