Nestle Waters

IFS Applications w Nestle Waters Polska S.A.

Jednak jeden system

„Zdawaliśmy sobie sprawę z tego, że czeka nas porządkowanie eksploatowanego oprogramowania, a problem Roku 2000 stanowi dla nas dostatecznie silny impuls – wspomina Grzegorz Zarzycki, Dyrektor Administracyjno-Finansowy spółki do roku 2005. 
W starym systemie wiele rzeczy przestało nam odpowiadać. Z jednej strony mieliśmy aplikację IFS do obsługi finansów firmy i moduł dystrybucyjny zasilany sztucznie danymi 
z oddziałów, z drugiej strony rozproszone po oddziałach oprogramowanie dla dystrybucji, napisane w Clipperze, które na dodatek nie było produktem rynkowym, a jedynie narzędziem tworzonym przez współpracujących z nami informatyków. Postanowiliśmy zamienić to na system, który by obejmował dystrybucję i finanse, czyli w naszym przypadku cały obszar działalności firmy. Chcieliśmy także, aby nowy system mógł wspomagać produkcję, zamierzaliśmy bowiem wdrożyć go w Nałęczowiance, należącej do tej samej grupy kapitałowej.”

Zastanawiając się nad rozwiązaniem swoich problemów informatycznych, brano również pod uwagę zmianę stosowanego dotychczas oprogramowania. Zespół odpowiedzialny za dobór narzędzi informatycznych przeanalizował ponad 10 propozycji systemów polskich 
i zagranicznych. Po bliższym przyjrzeniu się ofercie, przy ostatecznych rozważaniach okazało się, że wszystkie systemy charakteryzuje podobna funkcjonalność, 
z nieznacznymi różnicami w niektórych dziedzinach. Od strony technologicznej najnowocześniejszy okazał się IFS.

Wdrażanie

System IFS został wdrożony po raz pierwszy w Spółce PK-DISTRIBUTIONw 1995 r. Od tego czasu aplikacja była regularnie aktualizowana, co pozwalało na pokrycie zwiększających się potrzeb informacyjnych w firmach.

W roku 2002 zostały zrealizowane cztery projekty wdrożeniowe: aktualizacja wersji systemu w ramach wdrożonej wcześniej funkcjonalności w firmie dystrybucyjnej ESI Polska i w Nałęczowiance Sp. z o.o. – producencie wody Nałęczowianka i głównym dostawcy firmy Nestle Waters oraz wdrożenie modułów kadrowo-płacowych w obu tych spółkach.

Wdrożenie było realizowane wspólnymi siłami Nabywcy i Dostawcy. Prace zespołów były wspierane przez konsultantów firmy IFS. Projekty były prowadzone zgodnie z metodologią IFS AIM zaproponowaną przez IFS. Projekty zostały wplecione w podstawową działalność obu firm. Żadna z nich nie odnotowała przestoju z powodu prowadzonych prac wdrożeniowych, a wzmożona aktywność użytkowników systemu w czasie wprowadzania zmian nie spowodowała żadnych niedociągnięć po stronie podstawowej działalności biznesowej.

IFS odniósł się z wielkim zrozumieniem do oczekiwań, jakie zostały postawione. Z wielu istotnych faktów, które przyczyniły się do terminowego i zgodnego z zaplanowanym budżetem prac, należy wskazać dobrą i skuteczną współpracę na płaszczyźnie zarządzania projektem oraz zaangażowanie ze strony pracowników IFS.

Eksploatacja

Jeśli po stronie użytkownika jest mały zespół i niewielkie zainteresowanie systemem działów merytorycznych, to system taki przestaje być narzędziem dla użytkownika, staje się systemem informatyków. Ci bowiem zrobią tyle, aby działał on poprawnie, ale nie poświęcą zbyt wiele uwagi na maksymalne merytoryczne wykorzystanie możliwości systemu, dopracowanie raportów itp. Tam, gdzie użytkownicy utożsamiają się 
z systemem, następuje jego dopracowanie w szczegółach. 

Jacek Korczykowski, IS Manager, Nestle Waters Polska S.A.: „W bieżącej eksploatacji współpraca z dostawcą systemu układa się dobrze, konsultanci reagują natychmiast na nasze sygnały. Staramy się nie zawracać im głowy drobnostkami, tym bardziej, że wiele 
z nich udaje się rozwiązać własnymi siłami. Bardzo często mamy już przemyślane propozycje, albo sami proponujemy nasze rozwiązania. Sami potrafimy diagnozować wiele błędów. Instalacja naszych baz danych, typowa dla rozwiązania, składa się z bazy produkcyjnej i bazy testowej. Po zsynchronizowaniu bazy testowej z bazą produkcyjną mamy ten komfort, że możemy prowadzić diagnostykę systemu na danych rzeczywistych. Taki stan jest możliwy do osiągnięcia przez każdego użytkownika i jest jedynie kwestią odpowiedniej wielkości pamięci operacyjnej i dyskowej oraz pewnych umiejętności. Baza testowa, dostępna dla każdego użytkownika zarejestrowanego w systemie, jest bardzo wygodna. IFS uruchomił w 2005 roku portal internetowy IFS Support. Jest to wygodne narzędzie do rejestrowania zgłoszeń i wymiany informacji. Tematy, które poruszamy są uporządkowane i można prześledzić ich historię. Jest to duże ułatwienie w naszej współpracy.”

Korzyści

Obecnie, po ujednoliceniu systemu w całej firmie, znikł problem uzgadniania danych. Po kilku miesiącach eksploatacji można stwierdzić, że informacja jest spójna i aktualna. Wszystkie oddziały mają ten sam standard oprogramowania i raportów. Bezpośrednich użytkowników systemu najbardziej cieszy możliwość określenia wielkości sprzedaży 
o dowolnej godzinie. 

„Z mojego punktu widzenia – powiedział Grzegorz Zarzycki – nastąpiła znaczna poprawa funkcjonowania działu finansowego. O ile poprzednio z trudem zamykano bilans 
w okolicach 18. dnia następnego miesiąca, to obecnie nie ma z tym problemów przed 10. Wprawdzie nasz właściciel nie musi mieć tak dokładnych danych, jednak polskie przepisy fiskalne wymagają od nas comiesięcznego zamykania bilansu i rozliczania się z fiskusem. Poza tym jest jednak cały szereg raportów, które musimy szybko dostarczać udziałowcowi, ale z tym nie mamy kłopotów, dane są bowiem dostępne z dnia na dzień, 
i mamy pewność, że są one wiarygodne. Dzięki systemowi, który eksploatujemy, zatrudnienie w firmie jest zoptymalizowane. System pozwala nam także na przeprowadzenie w przyszłości reorganizacji zakładu. Sądzę, że IFS Applications zapewni nam elastyczność na kilka lat.” 

Jacek Korczykowski: „Po ponad dziesięcioletnim okresie eksploatacji systemu IFS Applications stwierdzamy, że zrealizowaliśmy nasze plany odnośnie rozwoju systemu.” 

• System wspiera wymianę danych z naszym głównym dostawcą – 
  Nałęczowianka Sp. z o.o.
• Generator Raportów stanowi dla nas źródło opracowanych danych do podejmowania decyzji.
• System wspiera nasze działania podczas transformacji struktury operacyjnej 
  i organizacyjnej, którą przechodziliśmy w latach 2004-2005. 

Rozwój systemu

Nestle Waters, jako użytkownik systemu, jest klientem stawiającym wysokie wymagania. Zmiany, które chce wprowadzać do rozwiązania są zawsze przemyślane i poparte wcześniejszą analizą opłacalności biznesowej.

Jacek Korczykowski: „Odczuwamy obecnie potrzebę podniesienia wersji systemu 
w obszarze kadrowo – płacowym. Ponadto zamierzamy połączyć bazy danych Nestle Waters i Nałęczowianki. Ufamy, że konsultanci firmy IFS wesprą nas w tych działaniach pewnie i skutecznie – mamy długą praktykę we współpracy.”