|
|
Specyfikacja systemu
Nowy system IT musiał spełniać określone warunki i oczekiwania kierownictwa firmy
w dłuższej perspektywie czasowej. Wprowadzone zmiany organizacyjne ujawniły, iż dotychczas działający system nie zapewniał odpowiedniej funkcjonalności. Poszukiwanie nowych rozwiązań stało się więc koniecznością. Ponieważ była to trudna, kluczowa decyzja, Prezes Zarządu Marek Grolik, po naradzie z Głównym Informatykiem Adamem Wiechoczkiem, doszedł do wniosku, że należy zatrudnić zewnętrzną firmę doradczą, która wspomoże wybór właściwego dostawcy systemu. „Chcieliśmy zminimalizować ryzyko i możliwość popełnienia błędu - wyjaśnia Adam Wiechoczek, Główny Informatyk firmy Reporter - z firmą doradczą, z którą współpracujemy do dzisiaj, przeszliśmy cały proces określenia warunków, które ma spełniać system - warunki ofertowania, przygotowania się do wdrożenia i realizacji jego kolejnych etapów. Firma doradcza to nadal nasza prawa ręka w ocenie efektywności przeprowadzanych procesów". W styczniu 2006 zanalizowano wszystkie procesy biznesowe i logistyczne pod kątem profesjonalnego wdrożenia nowego systemu IT. W kolejnych miesiącach przy pomocy firmy doradczej zbadano i zamapowano wszystkie procesy zachodzące w Reporterze, co stanowiło podstawę przygotowania szczegółowego zapytania ofertowego. Jednym
z załączników do dokumentu była precyzyjna specyfikacja wymagań, zawierająca około 1300 pytań. Potencjalny dostawca musiał na nie odpowiedzieć, stwierdzając, czy zapewnia odpowiednią funkcjonalność w rozwiązaniu standardowym, czy musi je zmodyfikować, czy też pełne rozwiązanie jest niemożliwe do zrealizowania. Tak sformułowane zapytanie rozesłano do kilkunastu firm oferujących systemy klasy ERP. Wybór dostawcy
„Na bazie uzyskanych odpowiedzi na zapytanie ofertowe dokonaliśmy punktowej oceny części formalnej, ogólnej i szczegółowej - wspomina Adam Wiechoczek, Główny Informatyk firmy Reporter - Dzięki temu została wyłoniona grupa sześciu firm, które poprosiliśmy o zaprezentowanie rozwiązań. Stanowiły one podstawę do kolejnej weryfikacji kandydatów, po której pozostało już tylko dwóch oferentów. Poprosiliśmy ich o zorganizowanie wizyt referencyjnych i techniczne spotkania z konsultantami. Podczas spotkań zadawaliśmy trudne pytania, chcieliśmy bowiem mieć dokładne wyobrażenie tego, jak system będzie działał. Przecież diabeł tkwi w szczegółach!" Jedną z dwóch firm był IFS, który mimo, że wdrażał systemy dystrybucyjne, to w Polsce nie miał do tej pory klienta z branży odzieżowej. Po przeprowadzeniu wizyt referencyjnych Reporter nadal nie mógł podjąć decyzji co do wyboru konkretnego dostawcy. Przełom nastąpił dopiero po technicznych wizytach u konsultantów. Pomogło to zdecydować, która z firm zostanie pierwsza zaproszona do negocjacji. „Muszę podkreślić, że w krakowskim oddziale IFS spotkaliśmy doskonale przygotowanych konsultantów" - chwali IFS Adam Wiechoczek. Wdrożenie systemu IFS Applications
IFS został, zatem zaproszony do negocjacji warunków kontraktu. Mając na uwadze szeroki zakres wdrożenia, podstawowym warunkiem okazał się czas uruchomienia systemu. Negocjacje zakończyły się w pierwszej połowie lipca 2006 roku i jeszcze w tym samym miesiącu rozpoczęła się współpraca z konsultantami IFS. Uzyskali oni dostęp do dokumentacji opisującej mapowanie procesów. Według ustalonego harmonogramu, do końca września został opracowany projekt rozwiązania dla potrzeb wdrożenia - zasady konfigurowania, parametryzowania, wprowadzania danych słownikowych i uruchamiania systemu. Przygotowanie systemu ruszyło na dobre z początkiem października,
a produktywny start został przewidziany na 10 stycznia 2007 roku. W firmie Reporter wdrożono unikalne rozwiązanie dedykowane dla branży odzieżowej obejmujące: - finanse,
- kadry-płace, a taże kadry strategiczne, uwzględniające ścieżki kariery, kompetencje, itp.,
- dystrybucję,
- retail dostosowany do potrzeb branży odzieżowej,
- planowanie kolekcji,
- obsługę tzw. „showroom'u" (miejsca prezentacji kolekcji),
- integracja z systemami obsługi sprzedaży detalicznej POS.
W rozwiązaniu uwzględniono też kilka nietypowych elementów, kluczowych dla funkcjonowania firmy na rynku dystrybucji odzieży. Przede wszystkim system IFS Applications musiał realizować obsługę magazynu wysokiego składowania zintegrowanego ze składem celnym. W tym celu IFS, odpowiadając na potrzeby Reportera, wdrożył moduł WMS (Warehouse Management System), wykorzystujący technologię kodów paskowych
i chipów radiowych RFID. Kody paskowe są wykorzystywane w sklepach ze względu na szeroki asortyment i koszty. Natomiast praca podajników w magazynie wysokiego składowania bazuje na identyfikacji opakowań zbiorczych dzięki znacznikom RFID. Początkowo uruchomienie nietypowego modułu spowodowało, zgodnie z przewidywaniami, obniżenie wydajności magazynu, jednak od dwóch miesięcy system pozwala już na utrzymywanie zakładanej wydajności. Projektantom udało się także wdrożyć uniwersalny interfejs z siecią sklepów, a wszystko po to, by była możliwa integracja aplikacji IFS
z systemami Kamil (w sklepach firmowych) i UPOS (w sklepach franczyzowych). Obecnie trwa jeszcze strojenie aplikacji w celu osiągnięcia jej maksymalnych możliwości. Perspektywiczny rozwój systemu
W chwili obecnej realizowany jest projekt portalu WWW, co stanowi dobrą podstawę do uruchomienia prawdziwego sklepu internetowego, z którego docelowo będzie też korzystał odbiorca indywidualny. Poza tym budowana jest też hurtownia danych, która będzie wykorzystywana w aplikacjach związanych z CRM (Customer Relationship Management), IFS Business Performance i planowaniem strategicznym. „Aktualnie pracujemy nad portalem WWW do obsługi zamówień napływających z sieci sklepów i integracją z systemem celnym Huzar" - podsumowuje Adam Wiechoczek, Główny Informatyk w firmie Reporter - „Rozpoczynamy też projekty związane
z planowaniem kolekcji, uruchomieniem zrównoważonej karty wyników, czyli prezentacji zestawu wskaźników dla kadry zarządzającej oraz CRM. Te trzy moduły zapewnią rzeczywistą wartość dodaną i konkurencyjną przewagę na rynku krajowym i Europy Centralnej i Wschodniej" Oprogramowanie
IFS Applications - 150 użytkowników I Etap: - IFS Finanse
- IFS Dystrybucja
- IFS Zasoby Ludzkie - część administracyjna
- IFS Płace
- IFS Retail - obsługa branży odzieżowej
- IFS Warehouse Management System - magazyn wysokiego składowania
- IFS Showroom
II Etap: - IFS Zasoby Ludzkie - część strategiczna
- IFS CRM
- IFS Produkcja - elementy takie jak Planowanie Popytu
- IFS Business Performance - elementy takie jak Portal Korporacyjny oraz Zrównoważona Karta Wyników
|
