Vectra

Działalność firmy Vectra, drugiego, co do wielkości operatora kablowego w Polsce, rozpoczęła się w 1991 roku. Wtedy powstały pierwsze sieci telewizji kablowej Vectry w Słupsku, Olsztynie i Wrocławiu. Rok 1995 był przełomowy, ponieważ firma zaczęła nadawanie własnych, lokalnych programów telewizyjnych. Od 1997 roku, Vectra rozwija technologie sieciowe, by z początkiem 2001 roku rozpocząć świadczenie usługi dostępu do internetu, a w pierwszym kwartale 2005 roku usługi telefonii stacjonarnej.

IFS Applications w firmie Vectra

Vectra jest wyjątkowym zakładem pracy. Od chwili założenia wykazuje się ogromną dynamiką wzrostu. Dzięki przejęciom kolejnych sieci kablowych na terenie całego kraju firma nieustannie się restrukturyzuje. Skupienie działalności firmy na wzroście do 2004 roku hamowało wysiłki stworzenia jednego, zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie. Funkcjonowało kilka oddzielnych podsystemów, opartych głównie o arkusze kalkulacyjne, obsługujące poszczególne sfery działalności operatora. Przenoszenie danych pomiędzy nimi było bardzo kłopotliwe i obciążone ryzykiem wystąpienia błędów.

Pod koniec 2003 roku, Vectra przejęła od Grupy Polsat Telewizję Kablową Dami, co skokowo zwiększyło o ponad 100 tysięcy liczbę abonentów zlokalizowanych w 11 miastach centralnej i południowej Polski. Nastąpił też szybki rozwój usługi dostępu do internetu. Firma zaoferowała nowe pakiety i zwiększyła prędkość transmisji danych. Dlatego, już 
w następnym roku, Grupa ogłosiła przetarg na system wspomagający zarządzanie klasy ERP. Do tego przetargu przystąpił między innymi IFS. Negocjacje zakończyły się podpisaniem 31 grudnia 2004 roku umowy wdrożeniowej. Grupa Vectra wybrała system firmy IFS ze względu na szeroki zakres funkcjonalności oferowanej przez IFS Applications, w tym możliwość konsolidacji sprawozdań finansowych oraz obsługę przez IFS Zasoby Ludzkie oraz IFS Płace specyfiki zakładu pracy chronionej. W kwietniu 2005 roku rozpoczęto realizację projektu. Zespołem prowadzącym projekt ze strony klienta kierowała Aleksandra Gajda, Sponsor projektów i nadzoru jakościowego obszarów finansowo-księgowych. Wcześniej pracowała w Pricewaterhouse Coopers, zajmując się spółkami z branży telekomunikacyjnej, medialnej i informatycznej. Doświadczenie zdobyte przy audycie firm informatycznych wykorzystała w Vectrze przy wdrażaniu zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie IFS Applications w tym jego części finansowej.

Specyfika firmy Vectra

W celu ustalenia ostatecznego kształtu implementowanego systemu IFS Applications, odbyło się szereg spotkań dostawcy z zespołem wdrożeniowym Vectry. Wdrożenie objęło cztery podstawowe obszary: finansowo-księgowy, kadrowo-płacowy, dystrybucyjny 
i remontowy. Moduł IFS Remonty miał umożliwiać zarządzanie inwestycjami (rozbudowa 
i modernizacja sieci tvk), które z punktu widzenia dynamicznie rozwijającego się operatora kablowego, są kluczowe dla utrzymania się w czołówce rynku telewizji kablowej. Przy pomocy tego modułu łatwo ogarnąć różne obszary działalności klienta takie, jak remonty, realizację projektów i zarządzanie inwestycjami, które są specyficzną formą projektu.

„Posługiwaliśmy się metodologią wdrożeniową firmy IFS zbudowaną na bazie dobrych praktyk. Ponieważ metodologia umożliwia równoległe wdrażanie modułów w wielu obszarach działalności, projekt przebiegał bardzo sprawnie” – mówi Tomasz Cichocki, Key Account Manager, IFS Poland – pełniący funkcję Nadzoru Jakościowego projektu po stronie IFS.

Vectra posiada status zakładu pracy chronionej, gdyż zatrudnia osoby niepełnosprawne. Ma to duży wpływ na kształt i funkcjonalność modułu kadrowo-płacowego. Zakład tego typu rządzi się nieco innymi regułami w systemie kadrowo-płacowym niż zwykłe firmy. ZFRON – Zakładowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych wykorzystywany jest na dofinansowanie leczenia i rehabilitacji pracowników, a także ich szkoleń. „Grupa Vectra jest nietypową firmą, której zespół w ponad 60% stanowią pracownicy niepełnosprawni. 
W związku z tym gdyńska siedziba firmy została w pełni przystosowana do ich potrzeb. Państwowa Inspekcja Pracy wydała bardzo przychylną opinię na temat funkcjonalności obu budynków naszej siedziby. Jeden z nich pełni rolę przychodni i ośrodka rehabilitacyjnego, gdzie w każdej chwili osoba niepełnosprawna może uzyskać profesjonalną pomoc. Firma gwarantuje pracownikom okresowe badania, a nawet opłaca lecznicze wczasy. Tak odmienne zasady funkcjonowania trzeba było odwzorować w modułach IFS Zasoby Ludzkie oraz IFS Płace. Chciałabym dodać, że Grupa Vectra w konkursie Polskiej Organizacji Pracodawców Osób Niepełnosprawnych otrzymała statuetkę „Lodołamacz 2007”. Konkurs ten wyróżnia przedsiębiorców i instytucje, które łamią bariery, walcząc 
z niechęcią i obojętnością wobec osób niepełnosprawnych” – mówi Aleksandra Gajda.

Wdrożenie systemu

Wdrożenie systemu, które zakończyło się w połowie 2006 roku, trwało 12 miesięcy. Najwięcej czasu wymagało przełamanie oporów ludzi przed pracą w nowym systemie. Przedtem bazy danych i oprogramowanie były nie zintegrowane. Taki sposób pracy wymagał ciągłego kopiowania danych z jednego podsystemu do drugiego i ich uzgadniania. Powodowało to powstawanie wielu błędów. „Jednak paradoksalnie, wprowadzanie danych tylko w jednym miejscu było początkowo postrzegane przez użytkowników jako wada aplikacji. Dotychczas można było, przy przekazywaniu danych 
z jednego miejsca do drugiego, sporządzać dokumenty korygujące błędy. Poza tym pracownicy działali rutynowo. Teraz należało to zmienić, uczyć się od nowa i też przestawić się z systemu znakowego na graficzny, okienkowy” – komentuje pierwsze zetknięcie użytkowników z nowym systemem Aleksandra Gajda.

Nowatorskie rozwiązania tworzono równolegle na wszystkich informatyzowanych obszarach. Kierownik wdrożenia ze strony firmy Vectra Aleksandra Gajda kładła też duży nacisk na obszar finansowo-księgowy, dlatego IFS było wspierane przez trzech biegłych rewidentów. Skoncentrowała się na problemach związanych z konsolidacją Grupy. Plan kont i parametryzacja systemu zostały dostosowane do potrzeb przygotowania skonsolidowanego sprawozdania Grupy Vectra. Moduły IFS Zasoby Ludzkie oraz IFS Płace rozszerzono o funkcjonalność wynikającą z regulacji finansowych i prawnych, obowiązujących w zakładzie pracy chronionej. Ze względu na tę specyfikę, wdrażanie IFS Applications wymagało uwzględniania wymagań prawnych związanych z zatrudnianiem osób niepełnosprawnych. Oracle’owa baza danych została zasilona danymi z wielu rozproszonych lokalizacji z arkuszy Excel lub wprowadzanymi ręcznie. Następnie rozpoczęto testy wdrażanej aplikacji, pracę równoległą w obu systemach, rozruch IFS 
i przejście do fazy opieki serwisowej.

Działanie i rozwój systemu

Obecnie Vectra nadal jest na etapie informatyzacji, której kluczowy element - wdrożenie systemu IFS Applications – zostało zakończone. Planowne jest również wdrożenie systemu billingowego zintegrowanego z IFS Applications.

Specyfiką Grupy jest bardzo zaawansowany, ciągły proces rozbudowy i modernizacji sieci. Telewizja kablowa to sektor szybko rozwijający się, trzeba więc nieustannie modernizować sieci technologicznie i jakościowo, by sprostać potrzebom rynku, przede wszystkim 
w zakresie nowych usług. Inwestycje Vectry idą w trzech kierunkach – triple play: telewizji, w tym cyfrowej, telefonii i internetu. Jednocześnie Grupa jest bardzo aktywna na rynku akwizycji mniejszych firm obsługujących sieci kablowe i internet. Każde przejęcie powoduje zmiany, którymi trzeba zarządzać. Odpowiednim do tego narzędziem jest moduł IFS Remonty.

„Współpraca z IFS przebiega dobrze. System funkcjonuje zgodnie z założeniami. Nieustannie pracujemy nad tym, by optymalnie wykorzystać jego bogatą funkcjonalność. Na skutek przejmowania kolejnych, mniejszych firm oraz reorganizacji i porządkowania Grupy, pewne spółki, jak np. ostatnio Vectra Technologie, znikają. Powstaje problem migrowania i integrowania zostających po nich danych. Tworzone są też baza magazynowa i baza kontrahentów. W obu przytoczonych przypadkach rozwiązania oferowane przez IFS Applications są bardzo pomocne” – podsumowuje Aleksandra Gajda.

W czasie wdrażania systemu IFS, Vectra nie była jeszcze gotowa dokonać konsolidacji spółek wchodzących w skład Grupy. Obecnie proces ten się rozpoczął. Oprócz projektu integracji z systemem billingowym, wdrażana będzie kolejna funkcjonalność IFS Applications – elektroniczny obieg faktur i dokumentów. Nad dalszym rozwojem systemu czuwał będzie Sławomir Topczewski, obecnie odpowiedzialny za obszar systemów informatycznych oraz pani Teresa Józefczyk, Project Manager w Grupie Vectra.