Stworzone w Polsce

IFS Płace jest integralną częścią składową IFS Applications. Stworzony w regionalnym oddziale IFS - odpowiedzialnym za rozwój systemu płacowego - zlokalizowanym w Warszawie, specjalnie z myślą o rynku polskim. Polskie prawo jest w tym zakresie tak skomplikowane i zmienne, że okazało się, iż powstał produkt wyjątkowo elastyczny, który sprawdza się również w innych krajach, zarówno Unii Europejskiej jak i na Bliskim Wschodzie. System został dotychczas wdrożony z sukcesem u kilkunastu klientów w Polsce i za granicą (Wielka Brytania, Egipt, Sri Lanka i inne).

Jego funkcjonalność zgodna jest z obowiązującym w Polsce prawodawstwem w zakresie: Kodeksu Pracy, Ustawy o Ochronie Danych Osobowych, Ustawy o Podatku Dochodowym od Osób Fizycznych PIT, Ustawy o Ubezpieczeniach Społecznych, Ustawy o Ubezpieczeniach Zdrowotnych.

Bezpieczne narzędzie kontroli i planowania wynagrodzeń

Ochrona danych osobowych realizowana jest poprzez kilkustopniową kontrolę praw dostępu oraz uprawnień związanych z udostępnianiem danych. Mechanizmy te zapewniają ochronę przechowywanych danych i funkcjonowanie modułu zgodne z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych.

Parametryzacja: narzędzie wspierające administrowanie i użytkowanie modułu

W systemie definiuje się:

1. Parametry i składniki płacowe - elementarne obiekty modułu, definiowane w dowolnej ilości. Składniki zawierają formuły naliczania zapisane w przyjaznym dla użytkownika języku.
2. Szablony doboru pracowników na listy płac – umożliwiają automatyczny dobór pracowników do listy płac według określonych przez użytkownika kryteriów.
3. Szablony składników obliczanych – ułatwiają grupowanie i wielokrotne wykorzystanie składników dla potrzeb naliczania różnych rodzajów list płac (lista podstawowa, lista dodatkowa, nagroda z zysku itp.)
4. Szablony składników do wydruku - wykorzystywane do definiowania raportów w różnych układach i przekrojach. Szablony te mogą zawierać zarówno obliczone wartości składników płacowych, jak i dane źródłowe wykorzystane w procesie naliczania.
5. Szablony list płac – oferują możliwość definiowania powtarzalnych wzorców list płac, automatyzując dobór składników płacowych i pracowników do listy płac.

Obsługa wypłat i wynagrodzeń

1. Obsługa wypłat z następujących funduszy wynagrodzeń: osobowy fundusz płac, bezosobowy fundusz płac, fundusz socjalny, fundusz nagród.
2. Obsługa wypłat z funduszu bezosobowego (umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjne) przewiduje tworzenie różnych szablonów umów (wysokość kosztów uzyskania, potrącenie składek na ubezpieczenie zdrowotne), zawierania wspólnych umów dla wielu zleceniobiorców (przypadki szczególne), oraz pełne rozliczenie na liście i drukowanie wymaganych dokumentów.
3. Definiowanie dowolnej ilości list płac w danym okresie rozliczeniowym, z możliwością ich grupowania według terminów wypłat i rodzajów list płac.
4. Naliczanie wynagrodzeń zarówno dla pracowników własnych i obcych (np. współpracowników, członków Rad Nadzorczych).
5. Konfigurowalny sposób wypłaty wynagrodzeń: wypłata w kasie lub przelew na dowolną ilość rachunków oszczędnościowo–rozliczeniowych pracownika. Przelewana wartość może być wyrażona kwotowo lub jako dowolny procent bieżących wynagrodzeń.
6. Tworzenie plików przelewów elektronicznych lub poleceń przelewów dla pracowników z jednej lub wielu list płac. Obsługa przelewów dla odbiorców instytucjonalnych, np. PZU, komornika, banków.
7. Automatyczne rozliczanie absencji płatnych i zwolnień lekarskich, prowadzenie kartotek wypłacanych świadczeń (kartoteka nieobecności płatnych, kartoteka zwolnień lekarskich).
8. Automatyczne księgowanie z kilkustopniowym procesem autoryzacji. Obsługa dekretacji wstępnej i końcowej, z odpowiednimi zapisami w Księdze Głównej. Automatyczne księgowanie odbywa się w ramach systemu IFS Finanse, lub poprzez eksport danych do dowolnego zewnętrznego systemu finansowo – księgowego.
9. Możliwość kontroli i zarządzania rzeczywistymi kosztami pracy w przedsiębiorstwie dzięki wyposażeniu w rozdzielnik kosztów.

Sprawozdawczość zewnętrzna i wewnętrzna

1. Funkcjonalność dokumentów definiowalnych umożliwia tworzenie dowolnego formatu pliku zewnętrznego, do którego eksportuje się dane kadrowo-płacowe takie jak dokumenty ZUS, świadectwo pracy, umowa o pracę, zaświadczenia o zarobkach i inne).
2. Dla celów rozliczeń z Urzędem Skarbowym stworzono funkcjonalność przeznaczoną do tworzenia deklaracji PIT: PIT-4, PIT-8a, PIT-11/8B, PIT-40.
3. System umożliwia tworzenie dokumentów wymaganych przez GUS (m.in. Z-01, Z02, Z-03, Z-06, Z-12).
4. Funkcjonalność tzw. kanałów wyjściowych pozwala na eksport danych z modułu IFS Płace do programów zewnętrznych, np. w formatach pakietu MS Office, w formacie HTML i innych.

Dodatkowe komponenty umożliwiające obsługę procesów „okołopłacowych”

1. Innowacyjny moduł do obsługi zobowiązań pracownika:
   - Obsługa pożyczek (możliwość tworzenia harmonogramów spłat, śledzenia rozliczeń poszczególnych rat na listach płacowych, możliwość blokowania spłat, umarzania części pożyczki, przenoszenia spłat pożyczki na żyrantów, rozliczeń pożyczek wkładami).
   - Obsługa składek i potrąceń cyklicznych (takich jak potrącenie na KZP, PZU, związki zawodowe, oraz alimenty, zajęcia sądowe, itp.).
   - Obsługa potrąceń jednorazowych (zminimalizowana ilość danych wejściowych w celu uproszczenia obsługi z zachowaniem możliwości śledzenia kwot niezapłaconych, częściowo zapłaconych oraz rozliczenia sald w okresach przyszłych).
   - Możliwość wprowadzenie indywidualnej hierarchii potrąceń dla wybranych typów potrąceń oraz ustalenie indywidualnych limitów potrąceń i kontrola sald.
   - Zbiór raportów umożliwiających łatwą kontrolę stanu zadłużenia pracowników.
   
2. Moduł do obsługi wyposażenia pracownika i jego stanowiska pracy (nowość!):
   - Pełna gospodarka środkami ochrony indywidualnej oraz odzieżą i obuwiem roboczym w firmie.
   - Podstawowy przydział wyposażenia jest przypisywany do zawodu, a uzupełnienie przydziału do stanowiska. Dzięki temu możliwe jest przydzielenie pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, stanowiących wyposażenie, wg hierarchii zawód – stanowisko – pracownik.
   - Automatyczne generowanie harmonogramów wydań odzieży roboczej z kontrolą dostępności pozycji asortymentowych w magazynach.
   - Obsługa harmonogramów wydań indywidualnych i zbiorczych, zgodnie z definiowanym przez użytkownika kalendarzem wydań.
   
3. Moduły łącznikowe zapewniające import danych o czasie i charakterze pracy z następujących modułów aplikacji IFS:
   - Ewidencja czasu pracy,
   - Produkcja,
   - Zlecenia robocze,
   - Projekty.