APL

Så klart och tydligt uttryckte sig APL-chefen Carl K. Arnet då han 2004 ställde företaget inför utmaningen att införa ett nytt och framtidsorienterat ERP-system. Inte nog med det. Han förkastade även alla förslag till grundliga utvärderingar före investeringsbeslutet. Istället bad han de ansvariga att välja en standardlösning från en leverantör på marknaden. Det fanns flera viktiga förutsättningar bakom valet av just IFS.

– Det stämmer, säger Fritz Ekløff, ITansvarig på APL.

– När vi valde leverantör utgick vi från följande kriterier: Vi såg framför oss en mellanstor, projektorienterad leverantör med internationell marknadsinriktning och erfarenhet från ffshorebranschen. Dessutom var det viktigt att undvika ”dagsländor” på marknaden. Vi ville ha en leverantör med dokumenterat långvarig marknadsnärvaro. Det var även viktigt att valet föll på ett företag som var etablerat i Norge. Fritz Ekløff får små rynkor i pannan när han tänker tillbaka på hur det hela började. Han anställdes 2004 med uppgift att ta hand om den ERP-utmaning som chefen hade ställt APL-organisationen inför.

Hela paketet

– Det var inte tal om att göra det stegvis eller i delar, fortsätter Ekløff. 

– Koncernchefen Arnet ville ha hela paketet på en gång. Det var det som några skakade på huvudet åt. Det var det även några som gjorde åt beslutet om standardlösningen. APL har en så specialiserad verksamhet att lösningen behövde skräddarsys menade de. Dessa invändningar avfärdades snabbt och effektivt. Ingen kunde komma med godtagbara svar på vad som var så unikt med verksamhetsprocesserna inom APL,jämfört med andra verksamheter i samma bransch.

– Det kanske gick en tung suck genom företaget över dessa grundläggande förutsättningar utan att jag hörde det, tänker Ekløff tillbaka.

– För mig personligen, som var nyanställd och skulle införa systemet, var det naturligtvis en utmaning. Jag kunde i alla fall inte räkna med att toppa den interna popularitetsbarometern den första tiden.

Snabb effekt

Det har snart gått fyra år sedan dess. Rynkorna i Fritz Ekløffs ansikte har ersatts av ett leende. Det tog inte lång tid för de anställda på APL, både i Norge och internationellt, att se resultaten av de beslut som hade fattats på högre nivå. Branschlösningen från IFS visade ganska tidigt vad den stod för, även om det fortfarande finns en och annan som då och då anser att det finns behov av specialanpassade lösningar.

– En standardiserad branschlösning passar aldrig perfekt, oavsett vilken slags verksamhet som den ska fungera i, menar Ekløff. Även organisationen måste anpassa sig för att vi ska få ut maximalt av systemet. Dessutom är standarden så pass flexibel att vi kan göra de flesta anpassningar som krävs för att optimera effektiviteten med hjälp av vår egen IT-kompetens. APL har totalt investerat mellan 10 och 12 miljoner kronor i systemlösningen sedan 2004. De anser att de har fått mycket tillbaka för pengarna.

– Det är svårt att beräkna hur lönsamt ERP-systemet är, säger Ekløff.

– Men det råder inget tvivel om att det har bidragit till att göra APL, särskilt projektorganisationen, effektivare. Fördelarna med att kommunicera i ett standardiserat system, oavsett var i världen man befinner sig, är uppenbara. Man har fått bättre ”hands on” på den löpande driften.

Kontroll över projekten

Hos APL handlar allt om projekt. De genomför fortlöpande 10–15 projekt, varav genomsnittsvärdet är cirka 500 miljoner kronor. –Tidigare var det en utmaning att kontrollera projektens framsteg och kostnader, särskilt över landsgränserna, säger Ekløff. – Med IFS Applications har vi fått en bättre synlighet och bättre kontroll på varje enskilt projekts detaljer samtidigt som vi kan se den totala statusen för alla projekt på företagsnivå. Vi har bättre översikt över projektens kostnadsutveckling och kan snabbare sätta in korrigerande åtgärder när så behövs. Vi arbetar i ett gränslöst system och är mer ”just in time” för driftsmässiga utmaningar.

Lär av varandra

– Både IFS och APL har lärt sig mycket av varandra under processens gång, bekräftar Ekløff. – Vi har ett gott samarbete och upplever hela tiden att den andra parten utmanar oss, något som bidrar till att optimera användandet av affärssystemet på sikt, samtidigt som det ökar kompetensen hos båda parter. ERP-systemet har gjort oss effektivare, men det finns fortfarande potential för fortsatta ökningar. För oss som användare är det inte systemet i sig som är viktigt, utan vad det genererar för mervärde på olika nivåer. Här menar jag att det fortfarande finns mycket att hämta, bland annat generering av data till rapporter för underlag av åtgärder, som fortsatt är ett område med betydande potential.

Potential för fortsatta ökningar

Fritz Ekløff menar att ett sätt att utveckla branschkompetensen är att bygga upp en olje och offshorerelaterad användarmiljö på IFS för att dra nytta av och utveckla erfarenheter. För tre år sedan tog APL initiativet till att starta en användargrupp för projektorienterade företag. Varför lägga tid och kraft på att lösa problem som andra redan har löst? Här finns det potential för att göra mer, säger Ekløff utmanande. Samtidigt är han mer specifik i sina önskemål gentemot IFS.

– APL arbetar i en internationell miljö, med alla utmaningar som detta innebär. Våra ERP-behov präglas av detta. Vi har en nära dialog med IFS och när vi kommer med förslag på vidareutveckling av moduler, kan det vi ber om ha internationella riktlinjer. Ett utvecklingsarbete baserat på våra behov kan bli till en större affärsmöjlighet för IFS. Det är bland annat detta som bidrar till att skapa situationer där alla blir vinnare.