Lagena

Tredjepartslogistiker som Lagena Distribution har traditionellt haft svårt att hitta effektiva systemstöd för sina mycket komplexa informationsflöden. Med den senaste versionen av IFS Applications, har dock Lagena lyckats möta den utmaningen. De kan nu samordna hanteringen av sitt logistiknätverk ur ett helhetsperspektiv. Samtidigt underlättar de lagerplaneringen för varje enskild kund genom att tillhandahålla löpande statusinformation kring hanteringen av respektive kunds produkter.

EU-inträdet startskott

När Sverige 1995 blev medlem i EU förändrades villkoren för distribution av alkoholhaltiga drycker i Sverige. Förändringen innebar bland annat att marknaden för distribution till Systembolagets butiker konkurrensutsattes. I samband med det grundades Lagena Distribution – en tredjepartslogistiker som distribuerar drycker till Systembolaget och andra nordiska återförsäljare. Lagenas kunder är både små och stora företag som importerar drycker från hela världen. Dryckerna säljs sedan till de nordiska återförsäljarna.

Samordnad logistik avgörande för Lagena

Marknaden för alkoholhaltiga drycker är både trendkänslig och säsongsberoende, vilket ställer stora krav på leverantörerna för att de ska kunna skapa en lönsam verksamhet. Alla processer, från transport till lagerhållning och utleverans, måste ske så effektivt som möjligt. Som tredjepartslogistiker tar Lagena ansvar för de här processerna åt sina kunder. Det handlar årligen om ungefär 75 miljoner liter drycker från jordens alla hörn, vilket gör det enkelt att förstå att ett effektivt IT-stöd för samordning av logistik och lagerhållningsprocesserna är avgörande för verksamheten.

– Även om många av våra kunder i grund och botten är konkurrenter som alla vill sälja sina produkter i Systembolagets butiker gäller det för oss att ta hänsyn till helhetsflödet, säger Lars Andersson, logistikchef på Lagena.

Snabb och säker tillgång till individanpassad information

Men det är inte bara den fysiska hanteringen av produkterna som Lagena ska bemästra. För att ytterligare öka sin konkurrenskraft, har företaget bestämt att det ska vara bäst även på att löpande tillhandahålla sina kunder information om just deras produkter under hela distributionsprocessen.

– Många av våra kunder vill hålla nere sina kostnader genom att skapa en efterfrågestyrd lagerhållning, säger Lars Andersson. För att klara av det krävs ett systemstöd som ge snabb tillgång till uppdaterad information om processer som lagerhantering, ordrar och leveranser. Vi ville därför att vårt affärssystem inte bara kunde hjälpa oss att samordna den fysiska distributionen av produkter, utan också kunde ge våra kunder enkel och säker tillgång till konstant uppdaterad information om just deras produkter.

Med andra ord var det alltså kombinationen av ett helhetsperspektiv för den totala distributionen och ett krav på snabb och säker tillgång till behörighetsanpassad företagsinformation som var huvudkriterierna när Lagena skulle införa det nya systemet.

IFS vinner ny upphandling

En äldre version av IFS Applications hade implementerats hos Lagena redan vid starten 1995. Även om företaget var nöjda med systemet ville man nu utöka funktionaliteten och implementera en modernare plattform och gjorde därför en ny upphandling 2004. 

Efter en utvärdering valde Lagena återigen IFS som leverantör. Med den nya versionen av IFS Applications, som varit igång sedan januari 2005, har Lagena nu ett system som stöder dess strategi att ta ett helhetsgrepp om alla processer från fakturering och lagerhantering till statistik- och prognoshantering.

– Vi kan nu effektivt hantera det totala distributionsflödet för alla våra 120 kunder – en samordning som är avgörande för oss som ju bygger hela vår verksamhet på logistiktjänster, säger Lars Andersson.

Kundinformation via Internet håller kostnader nere

Genom att koppla den egenutvecklade webbapplikationen Kylix till IFS Applications ser Lagena dessutom till att varje enskild kund, oavsett om det handlar om en litet företag som importerar vin från Chile eller en stor tysk ölleverantör, snabbt och enkelt kan komma åt information om lager- och logistikstatus för just sina produkter. 

Åtkomsten sker via Internet och säkerheten bibehålls bland annat genom att alla användare har egna inloggningskoder.

– Med de här funktionerna kan våra kunder bättre planera såväl produktion som lagerhållning, vilket i slutändan innebär att de kan hålla sina kostnader nere, säger Lars Andersson.

Lyckat implementeringsprojekt

Tack vare ett nära samarbete implementerade IFS och Lagena systemet inom planerad tid och budget. Med IFS Applications har Lagena nu en stabil grund för en effektiv verksamhet. Systemet är uppbyggt av komponenter, vilket dessutom gör det enkelt att lägga till ytterligare funktioner i takt med att nya behov uppstår.

– Det är viktigt att vi inte tvingas anpassa oss till systemet, utan att det snarare är IFS Applications som redan i standardutförandet är anpassat till vårt sätt att jobba, säger Lars Andersson.

Svårslagen kundservice

Skulle Lagenas kunder behöva ytterligare information än den de får på webben, kan de alltid kontakta de särskilda kundteam som Lagena skapat åt varje kund.

– Med den här lösningen ökar vi vår konkurrenskraft och den snabba tillgången till tydlig information bidrar till att vi kan erbjuda en svårslagen kundservice, avslutar Lars Andersson.