IFS ERP EPCI (Proje Bazlı Endüstriler) Çözümü

IFS ERP EPCI Sektör Çözümü

EPCI (Engineering – Procurement – Construction – Installation), yani Türkçe açılımı Mühendislik – Satınalma – İmalat – Kurulum olan ve oldukça niş bir sektöre ve iş akışına verilen isimdir. Bu sektörde faaliyet gösteren işletmelerin genel iş karakteristiğe bakıldığında, üretilen mal ve hizmetlerin son derece müşteri spesifik olduğu görülmektedir. Aşağıda, APICS literatürüne göre tanımlanmış ürünçeşitliliği – standardizasyon/süreklilik grafiği üzerinde EPCI’ın konumu görülmektedir.

Bir işletmede ürün çeşitliliği çok yüksek olduğu zaman, işletme için uzun vadeli stratejik planlama, ve ona bağlı kısa-orta vadeli üretim kaynaklarının net bir şekilde önceden planlanması oldukça zorlaşır. Çünkü ürün çeşitliliği, makine – işçilik – hammadde gibi üretim kaynakları ile negatif korelasyona sahiptir. Yani ürün çeşitliği arttığında, üretim standardizasyonu düşmektedir. Bu durum, EPCI tipi bir iş akışında planlama ve bütçeleme sürecini çok önemli bir noktaya taşımaktadır. Bu tarzda iş yapan işletmeler, genellikle çok uzun aralıklarla sipariş almakta, aldıkları siparişleri ise yine duruma göre 5-6 aydan 2-3 seneye kadar çok uzun bir süreçte bir proje planı kapsamında tasarlamakta, satınalmalarını gerçekleştirmekte, üretmekte, saha kurulumunu yapmakta, test etmekte ve müşteri teslimi sonrası da bakım faaliyetlerini yürütmektedir. Planlama ve bütçelemeyi bu kadar önemli kılan şey ise işte bu uzun vadeli üretim ve tedarik sürecidir.

Ürün çeşitliliğini artması, aynı zamanda ilgili işletme için tasarım, araştırma ve geliştirme faaliyetlerinin de artması anlamına gelmektedir. EPCI tipi bir iş sürecine sahip bir işletmede, standart envanter (stok) tanımlaması minimum düzeydedir. Onun yerine her siparişte ağırlıklı olarak yeniden tasarlanan parçalar, binalar, makineler ve diğer konstrüktif destek birimleri söz konusudur.

Diğer taraftan sürecin bir de finansal boyutu vardır. EPCI sürecinde, diğer sektörlerde olduğu gibi müşteriye sevk edilen ürün üzerinde müşteriye fatura kesilmesi ve ödemenin de buna istinaden alınması pek rastlanılan bir uygulama değildir. Onun yerine proje planında belirtilen belirli kilometre taşları bazında belirlenen hakedişler üzerinden ödemeler alınmakta ve fatura kesilmektedir.

Her şeyin öncesinde ise, bir EPCI akışının en başında çok uzun soluklu ve duruma göre çok detaylı bir ürün/hizmet tekliflendirme süreci yer almaktadır. Bu süreç işletmeden işletmeye değişmekle birlikte bazen bir yılı bulabilmektedir. Bu sürecin detayında, soru listelerinin takibi, teklif metinleri ve revizyonları, müşter ile yapılan görüşmelerin kayıt altına alınması gibi detaylar yer almaktadır.

EPCI akışındaki en önemli konulardan biri de sevkiyat planlamasıdır. Bu tarzda iş yapan işletmelerin ürettiği ürünler bazen o kadar hacimli ve büyük olmaktadır ki, ürünü yada ürünleriyekpare faaliyet alanına ya da şantiyeye sevk etmek mümkün olmamaktadır. Bir diğer değişle sevkiyat modüler olarak gerçekleştirilmektedir.

IFS Uygulamaları’nın bu süreci yönetmek için oluşturmuş olduğu suitin bileşenleri aşağıdaki gibidir:

Bu araçlardan IFS/Sözleşme ve Teklif modülü, müşteriye gönderilen soru listeleri, teklif fiyatlarının revizyonlar bazında değişimlerinin takip edilmesi, hakediş faturalamalarının ve ödemelerinin takibi ve sevkiyat planlamasını kapsamaktadır. Son teklif revizyonundan sözleşmeye geçilen aşamada ise mühendislik ve tasarım departmanının oluşturduğu ürün, parça, makine ve diğer konstrüktif unsurların sözleşme içerisine aktarılması sağlanmaktadır.

Tasarım süreçleri IFS/PDM içerisinde gerçekleştirilmektedir. Burada yapılan şey esasen ürünlerin ve alt bileşenlerinin tanımlanması BOM yapılarının oluşturulması sürecidir. Bu süreç, IFS’in açık kod yapısı sayesinde Solidworks ve AutoCAD gibi belli başlı bilinen tüm CAD sistemleriyle olan entegrasyonu ile desteklenmektedir. Bu entegrasyon sayesinde, CAD sistemi içerisinde tasarımı yapılan parçaların ve ürün ağaçlarının IFS’e aktarılması, revizyon yönetimi, teknik sınıf ve karakteristik tanımlarının transferi mümkün olmaktadır. Ayrıca yine bu kapsamda CAD sisteminde oluşturulan 2D – 3D resimlerin de IFS/Doküman Yönetimi modülüne transferi yapılmaktadır. Bu modül üzerinden de ilgili birimlere doküman yayını yapılmaktadır.

Tasarım departmanı sözleşmesi imzalanan projenin parçalarını çizerken diğer taraftan da planlama departmanı proje planını çıkarmaktadır. Bunun için kullanılacak modül IFS/Proje modülüdür. Bu modül kapsamında Proje – Alt Proje – Aktivite – Görev tanımlarının yapılması, kilometretaşlarının belirlenmesi, aktivite kaynaklarının belirlenmesi ve atamalarının yapılması, proje bütçesinin oluşturulması ve proje gerçekleştirmelerinin takibi yapılmaktadır. IFS/Proje genel olarak bir projenin zaman ve para planlamasının yapıldıği IFS ortamıdır.

IFS/Teslimat Projesi ise IFS/PDM’den tasarım ve malzeme bilgileri ile IFS/Proje’den gelen terminlere göre malzeme planlamasının yapıldığı modüldür. Bu yapı dahilinde tüm proje bazlı satınalmalar, proje stoğu yönetimi, ve proje imalatlarının durumu planlanmakta ve yönetilmektedir.

IFS/Sevkiyat ise proje kapsamında imal edilen parçaların sistemden sevkiyatının yapıldığı modüldür. Buradaki hassas konu başta da belirtildiği üzere sevkiyatın modüler ya da yekpare yapılması durumudur. Sevkiyatın modüler yapıldığı durumlarda IFS/PDM üzerinden IFS/Sözleşme Yönetimi’ne aktarılan parçaların, ürün ağacı kırılımlarından faydalanılarak parça detayı bazında sevkiyat yapılabilmesi mümkün kılınmıştır.

Tüm imalat ve saha kurulumu gerçekleştiğinde ürünün müşteriye teslimini mütakiben ilgili ekipmanların IFS içerisindeki takibi IFS/Bakım ve IFS/Servis modülleri ile yapılmaktadır. Burada detaylı bir biçimde tüm ekipmanlar bir ağaç biçiminde tanımlanmakta, müşteriye taahüt edilen garanti çatısı altında yapılacak bakımlar, bakım planları kapsamında takip edilebilmektedir.

Sonuç olarak gelinen noktada projenin ilk imzasının atılmasından müşteri tesliminin gerçekleştiği ana kadar ortaya çıkan tüm maliyet unsurları, bütçeye göre proje bazlı olarak takip edilebilmekte, bütçe aşıldığı işletme bu durumdan haberdar olabilmektedir. IFS EPCI suitini kullanıyor olmanın en büyük katma değeri de işte bu noktada ortaya çıkmaktadır.

Yalçın ÇOKGEL
IFS Türkiye Proje Yöneticisi/ Uygulama Danışmanı